APUNTES SOBRE LA NUMERACIÓN DEL LIBRO REGISTRO

Con la entrada en vigor de la Ley de Prevención del Fraude se pone de relieve un cambio en el sistema de conservación de la póliza.

El original de la póliza deja de circular y se establecen dos sistemas alternativos de conservación.

Al parecer el que más problemas está suscitando es el que, en teoría, debería ser el natural de la póliza: El Libro Registro de Operaciones. Al menos si se ve la cuestión desde la perspectiva de los antecedentes históricos.

La Instrucción de 29 de noviembre de 2006, dictada, al parecer, para aclarar el funcionamiento de las Pólizas a partir de la entrada en vigor de la nueva Ley; sin embargo, por desgracia, más que aclarar ha sembrado la confusión.

Uno de los puntos conflictivos es el de si se numera comenzando desde el uno o se continúa correlativamente con el número del último asiento.

Desde un punto de vista práctico, el buen hacer de los Notarios evitará la crisis del sistema y el tema se convertirá en intranscendente. Sin embargo, si la Instrucción se dicta, entiendo, para unificar la práctica, en teoría todos deberíamos funcionar igual, lo cual parece estar bastante lejos de la realidad que la norma está generando.

El problema de la numeración se debe abordar desde los siguientes considerandos que, a su vez, son punto de partida de argumentación:

2) Existen unos programas que nos ayudan a cumplir el cometido anterior y, en general, la gestión de la notaría.

4) Transitoriamente coexisten dos Libros Registro abiertos, el antiguo y el nuevo.

5) Consiguientemente, la póliza que se firmó antes de entrar en vigor la nueva Ley y se intervino parcialmente por un Notario, pero que se completa ante otro Notario que la interviene parcialmente con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva Ley se asienta en el libro viejo, mientras no transcurran los dos meses de transitoriedad. Sin embargo, esa póliza, una vez completadas todas las firmas, tiene un número autónomo de asiento -como lo tenía bajo el imperio de la Ley anterior-. Al menos eso es lo que dispone la Instrucción.

1) Las pólizas se numeran correlativamente, empezando cada año natural por el número UNO.

El problema de por qué número empezar me recuerda al que hemos tenido todos los Notarios al comenzar a ejercer la profesión; recuerdo cuando, recién ingresados nos consultábamos unos a otros por qué número se empezaba a numerar. Yo empecé por el 191, mi antecesora había firmado el 190 en mayo y yo, en noviembre, continué la numeración.

Lo cual, además de legal, es lógico, pues si el protocolo es la colección ordenada cronológicamente de instrumentos autorizados por el titular de una Notaría durante el año natural, el primer número del año será el número uno y el último continuará ininterrumpidamente la numeración comenzada el uno de enero.

La misma regla puede aplicarse para el sistema de conservación de las pólizas. En el sistema antiguo las pólizas se asentaban correlativamente, lo mismo que sucede con el nuevo. Con ser cierto lo anterior, sin embargo, es indudable que la nueva Ley cambia el sistema de conservación, cierra un libro y abre otro, con lo que, si bien es cierto que las operaciones podrían ser correlativas los asientos de cada libro no. Son dos libros independientes, coetáneos en su aplicación, con lo que unas pólizas se asentarán en un libro y otras en otro.

En efecto, en caso de intervención parcial de una póliza bajo el imperio de la legislación anterior, la otra intervención parcial, por imperativo de la instrucción, se asienta en el Libro viejo; sin embargo, contable e informáticamente, quien sostenga que se continúa la numeración le dará el número que corresponda de la única numeración, encuadernándola y/o incorporándola al libro que corresponda, no a un único libro. Con lo que en la práctica existirán saltos de numeración de asientos/incorporaciones en ambos libros. Me parece que el ejemplo es bastante gráfico.

El problema se hubiera solucionado si bien la instrucción se hubiera limitado a decir que se regulaba de otro modo la conservación sin que se cerrara ningún libro; o bien, hubiera tenido el detalle de considerar que es distinto el régimen de la firma anticipada (que, entiendo, era lo que realmente se quería/debía haber regulado) del sistema de intervención parcial o póliza desdoblada, que es lo que indebidamente ha regulado.

Si se hubiera entendido que la firma anticipada era lo que se regulaba, en el libro viejo se hubieran seguido asentando esas pólizas cerradas después de la entrada en vigor de la nueva Ley; aunque el problema hubiera subsistido, pues dichas pólizas, con el sistema anterior se asentaban al final. No hubiera sido desacertado que la Instrucción dijese que las pólizas firmadas anticipadamente se regían por la legislación anterior, a salvo que se incorporaban al nuevo libro con el asiento que les tocase en el momento del cierre. Se hubiera evitado así la artificiosa coexistencia de dos libros, que en el fondo es lo que motiva los problemas de la numeración.

Sin embargo, la Instrucción no hace ni una ni otra cosa. La lógica de la correlación de los asientos de cada libro exige que el nuevo empiece por el uno.

2) Existen unos programas que nos ayudan a cumplir el cometido anterior y, en general, la gestión de la notaría.

Dice Jorge López Navarro que es imposible informáticamente, según su casa de informática, empezar la numeración por el número uno.

El primero, dicho argumento incurre en la falacia de negación del antecedente; en efecto, de una negación se sigue cualquier cosa. Evidentemente, si partimos de que no se puede informáticamente, todo lo que a continuación concluyamos parecerá verdad. Sin embargo, sucede que informáticamente SI es posible empezar por el número uno. En general, informáticamente, todo es posible, me lo ha demostrado, con su buen hacer en quince días, mi casa informática, por un lado; por otro lado, en concreto, yo también he preguntado y me han dicho que sí que es posible y sin que sea incompatible con la contabilidad.

En segundo lugar, partiendo de que informáticamente sí que es posible, el argumento en contra no es nada jurídico. En efecto, tenemos una Instrucción que debe cumplirse, que suponga algún esfuerzo informático no es justificación para incumplir la norma. También suponía esfuerzo la implementación de la firma electrónica y hoy -que maravilla- es una realidad.

Esto sí que puede ser un problema, ¿qué pasará cuando mandemos los índices de diciembre (antes del 20 de enero)? Probablemente, cuando nuestras casas informáticas nos hayan adaptado nuestros programas ¿acogerá el envío el servidor de ANCERT? Realmente no lo tengo claro; sin embargo ¿sólo han de adaptarse las notarías? ANCERT deberá hacer el esfuerzo, como lo ha hecho hasta ahora, de adaptarse a la nueva realidad legal. La norma dice lo que dice y las incongruencias del sistema de numeración continuada son más graves que los problemas informáticos, pues la norma no está al servicio de la informática y sí la informática al servicio de la función pública que desempaña el Notario.

No debe perderse la perspectiva de que, con la nueva Ley, los índices cobran fuerza legal y específicamente están bajo la fe pública notarial.

4 y 5) Transitoriamente coexisten dos Libros Registro abiertos, el antiguo y el nuevo.

Con esto aludimos al problema que inicialmente se comentaba de los saltos en los libros como consecuencia de realizar una intervención parcial posteriormente a la entrada en vigor de la Ley pero que trae causa de una póliza que se comenzó a gestar antes de la nueva Ley. Por ello nos remitimos a lo dicho anteriormente.

Insistir en comenzar desde el último número por comodidad informática o por simple pereza a pensar en la solución, me parece, es contrario a la Instrucción.

Por todo ello, entiendo que -cuando menos, si no se quiere romper del todo con la numeración anterior- el sistema de la instrucción exige una numeración dual en la que coexista la vieja numeración con la nueva que NECESARIAMENTE empezará con el número UNO.

1) Debe compatibilizarse el sistema de la instrucción con la realidad informática que, realmente, no está por definir.

A tal fin no me parece una mala solución que contable/informáticamente, el que quiera, lleve la numeración vieja, pero documentalmente se debe contemplar la numeración nueva y coordinarla con la vieja, en aquellos casos en los que estemos asentando en el Libro Registro Nuevo.

Así, para evitar problemas especialmente con los índices, por si ANCERT no soluciona a tiempo el problema, se puede hacer constar en el encabezamiento de la póliza "ASIENTO UNO (antiguo 327). Sin perjuicio de ello, reitero que la Instrucción parte de que se empieza con el UNO.

2) En relación con las intervenciones parciales que traigan causa de las pólizas cuya vida jurídica haya comenzado antes de la entrada en vigor de la nueva Ley debe distinguirse entre el régimen de la firma anticipada y el de las intervenciones "desdobladas" o ante fedatarios diferentes.

Cuando estemos ante supuestos de firma anticipada necesariamente se debe asentar en el libro viejo, su número será el inmediato correlativo al último asentado en dicho libro, contablemente y a efectos de índices informáticos se aplicará el sistema previsto supra 1). En este caso se podrá ASIENTO 327, directamente, si se quiere, se correlacianará con la ficha contable.

Esta clase de pólizas se asientan en el libro viejo por imperativo de la Instrucción y por incompatibilidad con la nueva legislación que manda incorporar al libro desde el primer momento; con lo que los efectos transitorios de la instrucción cobran su máxima importancia. Este régimen será aplicable, aunque no lo diga la instrucción, incluso en el caso de que el mismo fedatario recoja todas las firmas; bastará únicamente que se de el supuesto temporal de transitoriedad.

Cuando estemos ante supuestos de póliza desdoblada, en cambio, no veo inconveniente para aplicar el nuevo sistema a la póliza posterior aunque traiga causa de una póliza que se asentó en el libro viejo de otro Notario. La solución propuesta es compatible con la D.T. 4 C.c. (que no lo olvidemos, es Ley, frente a la mera Instrucción) así como con la propia instrucción que dice en relación al libro viejo "pudiendo asentarse", lo que no implica que necesariamente deba asentarse en el libro viejo; a mayor abundamiento es compatible con el régimen de la firma anticipada la coexistencia de dos intervenciones parciales del mismo notario, bajo el imperio de la Ley anterior.

Debe criticarse su poco acierto y la falta de previsión de los distintos problemas que, con pocos días en vigor de la nueva norma, ya se han puesto de relieve.

Debe criticarse la coexistencia de las secciones A y B del libro, que no resuelve y que no hace más que arrastrar los problemas de numeración al nuevo libro.

Debe criticarse la falta de precisión en su terminología, en particular, y en sus soluciones, en general, las cuales, por su vaguedad abren una amplia puerta a nuevos problemas.

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