RESUMEN DEL BORRADOR DE REAL DECRETO POR EL QUE SE ESTABLECEN LAS NORMAS COMPLEMENTARIAS AL REGLAMENTO HIPOTECARIO EN MATERIA DE REGISTRO ELECTRÓNICO.

Pedro Pernas Ramírez, Registrador de la Propiedad de Jaca (Huesca)

CAPÍTULO PRIMERO. Sistema Registral Electrónico.

El art. 1 regula el sistema informático previendo un “folio real electrónico” que debe ser administrado por los Registradores de la Propiedad. Las fincas aparecen identificadas por un código único (actual IDUFIR) invariable y exclusivo para todo el territorio nacional. El folio comprende todos los asientos relacionados con un vínculo electrónico. Las bases de datos del sistema registral electrónico deben tener una separación lógica que permita restringir la gestión al registrador o registradores responsables.

El art. 2 regula las medidas de seguridad radicando el sistema informático en Centros replicados de procesamiento de datos con los requisitos previstos en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) para los datos de nivel alto (en el ENS se prevé este nivel para los casos en que “las consecuencias de un incidente de seguridad que afecte a alguna de las dimensiones de seguridad supongan un perjuicio muy grave sobre las funciones de la organización, sobre sus activos o sobre los individuos afectados.” (Anexo I del ENS). La asignación del nivel alto implica la necesidad de adoptar las medidas previstas para los niveles bajo y medio y además medidas adicionales en análisis de riesgos, componentes certificados, autenticación, acceso local, acceso remoto, registro de la actividad de los usuarios, servicios externos, continuidad del servicio, monitorización del sistema, instalaciones alternativas, gestión del personal y los equipos, protección de las comunicaciones y soportes de información, protección de las aplicaciones, la información y los servicios (Anexo II del ENS). Se prevé que el sistema debe asegurar:

- Alta disponibilidad

- Conservación íntegra de los datos asegurando la permanencia en el largo plazo.

- Planes de contingencia.

- Protección del sistema frente a intrusiones físicas o lógicas.

- Protección de instalaciones e infraestructura.

Los arts. 3 y 4 regulan las redes de comunicación y la Sede Electrónica con un sistema de comunicación aprobado por la DGRN previéndose la conexión con las Administraciones Públicas a través de la red SARA (red de Sistemas de Aplicaciones y Redes para las Administraciones). La Sede Electrónica se creará mediante Orden Ministerial.

El art. 5 regula la firma electrónica que se prevé para asientos, resoluciones de calificación favorable o desfavorable y certificaciones. Se prevé su adecuación a la Ley 11/2007, de 22 de junio. El proveedor de la firma electrónica se determinará por el Ministerio de Justicia. La regulación de la firma se encuentra actualmente en el art 109 de la Ley 24/2001.

El art. 6 regula la trazabilidad de las operaciones registrales que identifique la persona que las haya ejecutado y el momento. Relacionado con el momento, el art. 7 regula el sellado de tiempo que se realizará a partir de la remisión por el Colegio de la señal horaria oficial.

El art. 8 regula la recuperación en caso de destrucción de conformidad con los ENS y ENI o disposiciones que los sustituyan.

El art. 9 regula los índices (de fincas, titulares y derechos) a los efectos de solicitar y expedir la publicidad formal en la Sede Electrónica de los Registradores. Los índices serán mantenidos por el Colegio de Registradores mediante lectura de los datos del sistema informático. Estos índices servirán para la publicidad a quienes tengan interés legítimo y para suministrar datos estructurados a Catastro, AEAT, INE y resto de administraciones públicas.

Respecto a plazos y su cómputo, el art. 10 se remite a la Ley 30/1992 de 26 de noviembre considerándose hábiles aquellos días en que las oficinas se encuentren abiertas. Se prevé la suspensión de los plazos de despacho y calificación y su prórroga si hay causa técnica justificada. Se pondrá en conocimiento de la DGRN que resolverá en el mismo día.

En cuanto a la gestión del sistema informático, el art. 10 lo regula como gasto necesario para el funcionamiento y conservación de los Registros del art. 294 de la Ley Hipotecaria («Los Registradores percibirán los honorarios que se establezcan en su Arancel, que aprobará el Ministerio de Justicia, y costearán los gastos necesarios para el funcionamiento y conservación de los Registros»). Estos gastos comprenden el desarrollo, implantación, mantenimiento y seguridad. Se establece la obligación de contribuir atendiendo al número de usuarios de cada oficina.

CAPÍTULO SEGUNDO. Gestión del Registro Electrónico.

El art. 12 regula el folio real electrónico que puede crearse (i) por vía de inmatriculación, (ii) de conversión cuando conste inscrita la finca en el archivo histórico o (iii) como consecuencia de operaciones jurídicas de las que resulte la creación de nuevas fincas registrales.

Se distingue la apertura que recibe un tratamiento específico en el art. 13 y los asientos posteriores que se numeran de modo correlativo expresando si son inscripciones, cancelaciones, anotaciones o notas indicativas.

Respecta a la apertura del folio real electrónico por conversión, el art. 13 la regula como operación previa a practicar cualquier asiento e implica la reunión de los antecedentes registrales y derechos vigentes debidamente indizados y metadatados. También se realiza al expedir una certificación y puede solicitarse por el interesado como operación específica o practicarse de oficio por el Registrador cuando lo considere conveniente para las necesidades del servicio. Esta inscripción primera será autorizada con firma electrónica del Registrador que será responsable de la conformidad de dicho asiento con el archivo histórico físico.

El archivo histórico físico se regula en el art. 14 cuya manipulación se prevé sólo para su reproducción electrónica.

No se prevé expresamente un asiento de cierre de los libros que componen el archivo histórico físico en las normas complementarias si bien en la DA 4ª que modifica el art. 2 RH se prevé la práctica de nota indicativa de la expedición de la certificación de traslado pudiendo aplicarse analógicamente en los casos en que no haya traslado de fincas del Registro.

El art. 15 regula la firma de los asientos que debe ser realizada en todo caso con firma electrónica de Registrador. Si algún asiento del archivo histórico físico no está firmado se aplicará lo dispuesto en el art. 319 del Reglamento Hipotecario que prevé que salvo que acepte la responsabilidad o consienta el titular en el momento en que se debió firmar, se recabará autorización a la DGRN o, por último se tratará como error de concepto.

El art. 16 prevé el Código de finca registral, único invariable y exclusivo para todo el territorio nacional cuya estructura, formato y asignación secuencial será definido mediante Instrucción de la DGRN.

El art. 17 regula el Diario electrónico previéndose la presentación con un código único y el número correspondiente a su entrada el día de su entrada o el inmediato hábil posterior. Los asientos de presentación se garantizarán con sello electrónico del Registro presumiéndose la conformidad del Registrador con la firma de las operaciones. Se prevé también la firma por el Registrador del asiento en el Libro Diario pero no se configura como esencial.

El art. 251 de la LH y el art. 424 del RH frente a lo dispuesto en el art. 17 del RRE prevén la firma del cierre del Diario por el Registrador.

El art. 18 regula el acceso de los documentos al Registro distinguiendo presentación presencial y presentación telemática.

No se menciona la presentación por fax -con asiento precursor- previsto en el art. 248 LH.

Respecto a la presentación presencial, el art. 19 prevé que los documentos accedan acudiendo personalmente a la oficina registral o por correo postal o servicio de mensajería análogo dentro de las horas de apertura. Si son documentos privados, el registrador procederá a la digitalización. En caso de presentación por correo o servicio de mensajería se considera presentante al remitente y momento de la presentación cuando se proceda a la apertura del correo.

El art. 20 regula la presentación en otro Registro distinto del competente en cuyo caso en el más breve plazo posible y en todo caso en el mismo día digitalizará la solicitud y documentación y la remitirá al Registro competente.

El sistema no restringe esta presentación a documentación privada o con CSV por lo que podría entenderse que el registrador de origen realizaría una calificación de la forma del documento.

Se prevé también la recogida de certificaciones o certificación de la resolución registral sobre calificación y despacho aportando el código identificador único del recibo de presentación y acreditando el pago de los honorarios en su caso devengados.

Considero este sistema interesante para evitar la “brecha digital” al facilitar la realización de trámites en cualquier oficina Registral.

El art. 21 regula el recibo de presentación al que se asignará un código identificador único. El recibo se deberá entregar al recoger la documentación pudiendo exigirse en otro caso al presentante o persona autorizada que entregue recibo de la devolución. En caso de presentación telemática se prevé un acuse técnico de recepción y la notificación del asiento de presentación una vez practicado.

El art. 22 regula la presentación telemática que no se restringe a copias electrónicas fehacientes sino que alcanza a los ciudadanos que pueden presentar copia digitalizada de los documentos bajo firma electrónica del presentante. Esta presentación de copia genera un asiento precursor (sustituyendo, de hecho, al fax) que dura 10 días a no ser que el documento cuente con un código seguro de verificación que permita su cotejo por el Registrador.

El art. 23 regula la hora de presentación que será aquella que se asigne con el sello electrónico del Registro.

El art. 24 regula la relación de la presentación en el folio real electrónico (el actual “pende”).

El art. 25 regula la retirada de los documentos que requiere la firma de un formulario de solicitud de devolución o la firma en tabletas digitalizadoras de firma o huella u otros dispositivos biométricos. Para los documentos electrónicos, la retirada se realizará con firma y remisión de formulario electrónico disponible en la Sede Electrónica.

El art. 26 regula el desistimiento que debe ser suscrito con certificado electrónico, en documento público o confirmas legitimadas notarialmente o ratificadas ante el Registrador. Ese desistimiento y la decisión del Registrador se relacionará en los folios electrónicos.

El art. 27 regula la gestión de los documentos previéndose la conservación en legajo a los solos efectos de la recuperación de acuerdo con los esquemas nacionales.

El art. 28 regula la rectificación de errores materiales que se realizará siempre con un nuevo asiento que contendrá referencia al asiento, el dato correcto, la declaración de rectificación, la causa o razón y lugar, firma electrónica y sellado de tiempo.

El art. 29 prevé la provisión de fondos tanto en presentación telemática como física. SAl margen de esto, la falta de pago de honorarios no podría retrasar el despacho o devolución de documento.

CAPÍTULO TERCERO. Publicidad Registral.

El art. 30 establece que toda la información registral se expedirá en formato electrónico autorizada con certificado de firma electrónica y con CSV que permita el cotejo con el original publicado en la Sede Electrónica.

El art. 31 establece que la solicitud de publicidad puede ser realizada presencial o telemáticamente. La solicitud presencial se podrá realizar en cualquier oficina de Registro pero será suministrada por el Registrador titular que apreciará el interés legítimo.

El art. 32 regula el formulario de solicitud que será aprobado por la DGRN y que contendrá:

- Identificación del solicitante y de su documento de identificación.

- Personas, derechos y asientos de los que se solicita información.

- Expresión del interés en la solicitud con un sistema de encasillado.

- Identificación, en su caso, de la persona en cuya representación se solicita la información..

- Direcciones de correo postal o electrónico-obligatorio en solicitud telemática- a efectos de notificaciones.

- Teléfono si se quieren recibir avisos.

El art. 33 prevé que las notas simples se suscriban con sello electrónico del Registro. Las certificaciones con firma electrónica del Registrador. Se prevé un sistema de información continuada con alertas por un plazo máximo de tres meses y avisos por correo electrónico y mensajería móvil.

El art. 34 establece que respecto al archivo histórico la publicidad sólo puede realizarse por nota simple informativa (la expedición de certificación requiere, conforme al art. 13 apertura de folio real electrónico).

El art. 35 prevé restricciones a la publicidad ordenadas en resolución judicial. Se remitirá al registro o registros competentes identificando el titular, fincas, plazo, dirección postal o electrónica y alcance (se presume que no alcanza a solicitud del titular, autoridades judiciales o AAPP). Dos meses antes del vencimiento el registrador lo notificará al interesado para que pueda instar una prórroga. Si se solicita la información el registrador lo denegará siendo posible recurso.

El art. 36 prevé que además del tablón de anuncios del Registro se publique información en el tablón virtual incluyendo un sistema de alertas gráficas vinculado a la aplicación de bases gráficas colegial.

El art. 37 regula la información continuada durante un plazo de 30 días naturales incluyendo documentos pendientes de despacho desde su presentación en el Diario electrónico. Además se notifica por correo electrónico los cambios y la extensión de asientos de presentación así como solicitudes de certificación o información continuada del art. 354.a RH.

CAPÍTULO CUARTO. Comunicaciones y notificaciones.

El art. 38 establece el régimen de notificaciones y comunicaciones. Se remite para las electrónicas a la Ley 11/2007 y para la de papel a la Ley 30/1992.

Las comunicaciones y notificaciones a AAPP, notarios, gestores, procuradores y abogados serán preferentemente electrónicas. Para los demás se prevé la constancia de una dirección postal y una o varias electrónicas. La modificación se realizará mediante modelo de solicitud en la Sede Electrónica. La comunicación y notificación serán válidas:

- Por comparecencia del interesado.

- Por notificación electrónica.

- Por notificación a la dirección postal.

- Por notificación al domicilio que conste en el Registro.

En último caso, por publicación íntegra en el BOE considerándose anuncios oficiales (sin coste)

Las comunicaciones y notificaciones serán firmadas por el Registrador o por sello del Registro y contendrán CSV.

El art. 39 regula las comunicaciones con la DGRN que serán electrónicas y se transmitirán a través de la red SARA en el formato electrónico previsto para cada caso por Instrucción. También será firmada y remitida electrónicamente la certificación semestral remitida a la DGRN y al Colegio. Al Presidente del TSJ se le remitirá copia en papel con CSV de conformidad con el art. 40.

CAPÍTULO QUINTO. Organización del Sistema Registral

El art. 41 establece que el Registro estará abierto de lunes a viernes de 9 a 17 h salvo agosto y los días 24 y 31 de diciembre en cuyo caso estará abierto de 9 a 14.

Fuera de las horas no puede admitirse documentación, salvo telemática; sí realizar otras operaciones. Los documentos recibidos telemáticamente fuera del horario de oficina no se incluirán en la publicidad formal hasta su presentación.

El art. 42 prevé que el fichero de plazas vacantes del art. 496 se lleve en formato electrónico.

El art. 43 regula los concursos de traslado que serán publicados en la Sede Electrónica además de conforme al 498 del RH. Las instancias se firmarán electrónicamente e ingresarán en el sistema informático aprobado por la DGRN.

El art. 44 regula los ficheros estadísticos que serán llevados por el Colegio procediendo directamente el Colegio a su tratamiento previa disociación.

DISPOSICIONES ADICIONALES

La DA 1ª establece el carácter de la disposición (complementaria del RH).

La DA 2ª dispone que las referencias a tomos y libros se refieren a sistemas y ficheros, las de firma y media firma a firma electrónica y las notas marginales se denominarán notas indicativas.

La DA 3ª establece que el Colegio presentará en el plazo de 3 meses un programa de implantación previendo la planificación de la migración incluidos los registros con programas externos y con un plazo máximo de 2 años.

En el plazo de 1 año deben estar migrados el 25 % de los registros.

Deben preverse medidas para asegurar la continuidad.

La DA 4ª modifica el art. 2 del RH sobre el caso de que una finca radique en varios distritos hipotecarios estableciéndose que será competente el que tenga mayor superficie o si es igual el que determine la DGRN a propuesta del Colegio. Si no se ha hecho el traslado al sistema electrónico, la certificación electrónica que se hará constar por nota indicativa en el folio.

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