José Ángel García Valdecasas

Registrador del Registro Central de Bienes Muebles

 

Instrucción de 9 de febrero de 2016, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre cuestiones vinculadas con el nombramiento de auditores, su inscripción en el Registro Mercantil y otras materias relacionadas.

Introducción.

La Instrucción tiene su origen en la reciente aprobación de la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de Cuentas (ver resumen). Su entrada en vigor de forma escalonada hace de todo punto necesaria la publicación de la Instrucción en cuanto la misma contiene una serie de novedades cuyo desarrollo no puede esperar a la aprobación del nuevo RRM que ya se hace totalmente necesario con urgencia.

La Instrucción por ello aclara algunas de las novedades legales de más difícil desarrollo e implementación.

Son seis las cuestiones tratadas por la instrucción si bien la última de ellas no puede decirse que deba su origen a la nueva ley de auditoría.

Estas cuestiones son por su orden las relativas a la necesaria comprobación por el RRM del carácter de ejerciente del auditor antes de su inscripción, a la difícil cuestión de la determinación de honorarios de los auditores en aquellos supuestos de nombramiento por el RM, al plazo que los auditores nombrados por el registro tienen para aceptar el cargo, a las especialidades que presentan las llamadas entidades de interés público, a la colaboración con el ICAC y finalmente a la necesaria constancia fehaciente de la notificación de los depósitos de cuentas defectuosos para evitar las sanciones establecidas por no depositar las cuentas anuales. Veamos todo ello.

 

1. Comprobación del carácter de Auditor.

Necesaria comprobación de que el auditor nombrado tiene dicho carácter y figura en las listas del ROAC como ejerciente.
Hasta ahora lo único que se exigía a los efectos de la inscripción de los auditores era la consignación de su número de ROAC como un dato más de la identificación de la persona física o jurídica nombrada. La nueva ley en du DA 9ª, 2º párrafo exige que el registrador verifique que el auditor está inscrito en el ROAC como ejerciente. Esta exigencia se aplica sea cual sea el origen y motivo del nombramiento, es decir tanto a los nombrados por la sociedad con carácter voluntario o forzoso, como a los nombrados por el registrador mercantil o Letrado de la Administración de Justicia, en los contados casos en que sigue siendo competente, en expediente de jurisdicción voluntaria y tanto a los titulares como a los suplentes. Además, en este último supuesto si la suplencia se hace efectiva también en ese momento deberá verificarse la cualidad de ejerciente del auditor.
¿Cómo se hace la comprobación? Por el sistema de interconexión telemática entre el ROAC y los RRMM. Lo adecuado sería que su funcionamiento fuera automático y que el sistema una vez introducidos los datos del auditor contestara confirmando su inscripción en el ROAC como ejerciente, Mientras este sistema no esté operativo la verificación se hará por consulta de oficio al portal oficial del ICAC cuya dirección consta en la propia Instrucción.

Entrará en vigor esta obligación el 17 de junio de 2016 aunque lo aconsejable será que se haga ya con carácter preventivo.

 

2. Honorarios de los auditores.

Tanto la ley derogada (TR) como la nueva ley (art. 24.1) exigen que en el contrato de auditoría consten los honorarios a percibir por el auditor.
Por su parte en el caso de nombramiento por el registrador mercantil el artículo 267.3 de la LSC exige que el registrador fije la retribución o los criterios para su cálculo. Además, antes de aceptar el cargo deben acordar los honorarios pudiendo pedir caución suficiente para su pago o exigir provisión de fondos. Además el art. 40 del Cco. exige para los nombramientos hechos a su amparo no sólo la fijación de la retribución sino una necesaria provisión de fondos por el solicitante. En sentido similar se producía el vigente RRM, salvo en lo relativo a la caución o provisión de fondos. Lo que ocurre es que en ninguna norma se establece cuáles serán los honorarios a cobrar por los auditores de cuentas. Solo con carácter informativo por el ICAC se publica anualmente un informe sobre facturación media por hora, actualmente fijado en 66,61 €. Pues bien, a la vista de ello la Instrucción renuncia a que el registrador pueda hacer una fijación previa de honorarios por la tremenda dificultad que ello implica al desconocer las dificultades que puedan presentar la función auditora y las horas necesarias para su realización. Por tanto el registrador al hacer el nombramiento deberá remitirse “con carácter puramente informativo, a efectos de los criterios para el cálculo de los honorarios del auditor designado, al Boletín del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas en el que se haya insertado el último informe sobre la facturación media por hora de los auditores, tanto a nivel general, como por sociedades de auditoría y auditores individuales, advirtiendo que el importe concreto de los honorarios a devengar dependerá de la complejidad de las labores a realizar y del número de horas que se prevea para la realización de los trabajos”. Y todo ello sin perjuicio de que si en el futuro se publicaran normas sobre la materia el registrador deberá ajustarse en el expediente y en su resolución a ellas.
Solo en el caso del art. 40 del Cco, supuesto que no creemos se dé con mucha frecuencia, deberá fijar una prudencial provisión de fondos para el auditor que podrá hacerse por aval de entidad bancaria. Para la fijación concreta de esa provisión de fondos se tendrá en cuenta las observaciones realizadas por el auditor y el empresario sujeto a auditoría. Lo que no aclara la Instrucción es la forma de proceder en caso de que el auditor o empresario no acepten la provisión fijada. Suponemos que el señalamiento de la provisión no sea susceptible de ser recurrido por las partes.

 

3. Plazo para la aceptación del cargo por el auditor nombrado.

El plazo para la aceptación del cargo de auditor es de cinco días. Dado que ahora el auditor antes de aceptar el cargo debe evaluar el efectivo cumplimiento del encargo (art. 265.3 de la LSC) y acordar los honorarios (art. 267.3 LSC) el plazo parece totalmente insuficiente para ello. Por tanto y por aplicación supletoria de la LPAC de 1992 (artículo 49), y cuando entre en vigor, por aplicación de la nueva ley 39/2015 de 1 de octubre con vigencia desde el 2 de octubre de 2016 (artículo 32), la cual establece una regulación en este punto similar a la derogada, el registrador de oficio o a instancia de parte podrá prorrogar o ampliar el indicado plazo. Si se solicita por el auditor deberá hacerlo antes de que finalice el plazo inicial expresando las causas y razones para ello. Lo aconsejable será que en todo expediente de designación de auditor la ampliación del plazo se haga de oficio en el mismo acto de nombramiento.

Ahora bien, cuál será el plazo por el que se puede prorrogar la aceptación. Si nos vamos a la vigente hasta el 2 de octubre de 2016, LRJAPPAC, ley 30/1992 vemos que en el art. 49 se permite la ampliación del plazo que no excedan de la mitad del plazo concedido. Por tanto, en el caso que nos ocupa esa ampliación podrá ser de 2,5 días que si redondeamos por exceso podría alcanzar los tres días. Por tanto y de oficio se podrá dar un plazo máximo de 8 días al auditor para que diga si acepta o no acepta el cargo. En caso de petición la cosa se complica pues la ampliación deberá concederse antes del vencimiento del plazo de que se trate, lo que será realmente difícil. Por su parte la nueva ley 39/2015 de 1 de octubre en su artículo 32 se produce en términos muy similares si no idénticos. Por tanto, este del plazo para la aceptación debe ser uno de los puntos a retocar en el nuevo RRM, si bien debe tenerse en cuenta que pese a todo este plazo no debe ser excesivamente largo pues la auditoría debería poder ser completada antes de que finalizara el plazo para la aprobación de las cuentas anuales auditarlas. Prudente sería un plazo de diez días prorrogable por cinco más.

 

4. Condicionantes para las llamadas entidades de interés público.

Las entidades de interés público son aquellas a que se refiere el art. 3.5 de la nueva ley de auditoría. En esencia son las entidades emisoras de valores, las entidades de crédito y las aseguradoras y también los grupos de sociedades en los que la dominante sea alguna de las anteriores. Reglamentariamente también se pueden declarar otras entidades de interés público. Estas entidades tienen un régimen especial de auditoría con limitaciones temporales máximo y mínimo y con limitaciones temporales en cuanto al auditor firmante de la auditoría. Es lo que se llama rotación externa, fácil de controlar y lo que se llama rotación interna que ofrece más dificultades para su control pues este solo se ejercerá en el momento del depósito de cuentas de la entidad. A estos efectos el registrador deberá efectuar dos consultas cuando se habiliten los medios informáticos para ello: una consulta para comprobar si una entidad tiene carácter o no de entidad de interés público y otra para comprobar, en el depósito de cuentas, si se cumple con la exigencia de rotación interna. Este segundo supuesto es el que exige que en el momento del depósito se haga una inscripción en donde conste el nombre del auditor que ha realizado el informe, sea en nombre propio o en representación de una sociedad de auditoría. También se hará constar por nota al margen del nombramiento de auditor. De esta forma se podrá comprobar que se cumplen tanto las normas de rotación externa, fáciles, como las normas de rotación interna, difíciles. Quizás y dado que debemos ir hacia el registro electrónico hubiera sido más sencillo e incluso efectivo, establecer este control por medio de alertas informáticas que saltarían en el momento de entrar electrónicamente en la hoja de la sociedad. Creemos que el sistema establecido es poco operativo y complejo. El listado de entidades de interés público se tendrá actualizado informáticamente por el colegio de registradores sobre la base de los datos remitidos por el ICAC.

Su entrada en vigor será el 17 de junio de 2016.

 

5. Colaboración con el ICAC.

Esta colaboración se concreta en la obligación que el colegio de Registradores debe asumir de enviar en los meses de febrero y agosto una relación de las sociedades que en el semestre anterior hayan presentad cuentas debidamente auditadas. Ni que decir tiene que para cumplir con esta obligación en los primeros 15 días de febrero y agosto los distintos RRMM deberán remitir dicha información al colegio el cual, previo su tratamiento informático las remitirá al ICAC.

Esta obligación entrará en vigor el 17 de junio de 2016. Se plantea la duda de si el primer envío será en agosto, referido al semestre anterior o si será necesario dejar transcurrir al menos un semestre desde la entrada en vigor de la ley para que la obligación se haga efectiva.

 

6. Control de notificación de defectos en los depósitos de cuentas.

No tiene nada que ver con el objeto principal de la Instrucción pues no se refiere a los auditores. Puede ser una sugerencia del ICAC ante las dificultades que encuentran para imponer sanciones por falta de depósito de cuentas.

Por ello  para evitar situaciones espinosas cuando por falta de depósito de cuentas se instruye el pertinente expediente sancionador por parte del ICAC y la sociedad, por medio de su administrador, alega que el depósito no ha sido efectuado por estar defectuoso, y que la notificación de esos defectos no le ha sido entregada, se recuerda la necesidad de que por parte del registrador calificante se pueda acreditar la notificación de los defectos llevada a cabo con todos los requisitos exigidos por el art. 322 de la LH y por la ley de procedimiento administrativo. A estos efectos se establece que dicha notificación de defectos se incorpore al expediente para que de esta forma pueda certificarse a petición del ICAC sobre dicho extremo.

 Para dar debido cumplimiento a este punto de la instrucción entendemos que toda petición de depósito deberá venir acompañada del pertinente correo electrónico y la aceptación del presentante de que se le haga la notificación por este medio. Y ello en aplicación exclusiva del artículo 322 de la LH que según la Instrucción es el aplicable cuando habla de la notificación, aunque después, a la hora de poder acreditar el registrador que la notificación ha sido efectivamente realizada añade al artículo 322 las normas sobre notificaciones contenidas en la LPA.

Esta obligación que no es nueva, pues se trata de un mero recordatorio de la trascendencia de la misma, es de aplicación inmediata.

Dado que la presentación de los depósitos se acumula en un plazo corto y que un porcentaje elevado de ellos están defectuosos, puede ser una obligación de oneroso cumplimiento si aplicamos de forma estricta y rígida las normas del procedimiento administrativo.

 Por ello quizás pudiera ser aplicable a la materia Y en todo caso pudiera ser aplicable, cuando entre en vigor la ley de procedimiento de las a ministrarían públicas el art. 41.3 de dicha ley según el cual “en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificación se practicará por el medio señalado al efecto por aquel. Esta notificación será electrónica en los casos en los que exista obligación de relacionarse de esta forma con la Administración.

No creemos aplicable el art. 42 de la misma pues el sistema establecido no parece compatible con la petición expresa del interesado de que la notificación le llegue a su correo electrónico por razones de inmediatez, comodidad y fácil acceso.

El art. 43, relativo a las notificaciones electrónicas, parte de la base de la comparecencia en la sede electrónica del propio RM que no existe en la actualidad, debiendo además el interesado hacer un acto de voluntad como es el acceder a dicho portal lo cual, al señalar un correo para recibir notificaciones telemáticas, no parece que esté dispuesto a realizar.

Por tanto, en materia de notificaciones de defectos por parte del Registro Mercantil al existir un precepto especial que las regula creemos que nos podemos acoger al mismo estimando que el envío del correo, aunque no haya acuse de recibo por parte del receptor, debe surtir plenos efectos notificatorios. La frase del art. 322 de la LH de que quede constancia fehaciente tanto puede entenderse relativa a la propia notificación como a la petición del presentante de recibir la notificación telemática lo que con la petición del DNI del interesado y su firma en la petición se cumple con dicha exigencia. Para acreditar de forma fehaciente la recepción de la notificación telemática debería acudirse al sistema de firma electrónica y en todo caso, además, si el interesado rechaza la notificación, deberá acudirse a los medios ordinarios para hacerla.

De todas formas, reconocemos que es una cuestión muy dudosa a la vista de la Instrucción y de la vigente ley de 1992 y de la que pronto lo será de 2015, lo que por el carácter masivo de los depósitos de cuentas que puede dar muchos quebraderos de cabeza a los RRMM. JAGV.

PDF (BOE-A-2016-1494 – 6 págs. – 191 KB) Otros formatos

 

RESUMEN DE LA LEY DE AUDITORÍA DE CUENTAS

RESUMEN RD 73/2016, de 19 de febrero: TASAS CERTIFICADOS E INSCRIPCIONES

RESUMEN ORDEN TASAS INFORMES

RESOLUCIÓN DE 12 DE JULIO DE 2016: NOTIFICACIONES DEPÓSITO

SECCIÓN MERCANTIL