RESUMEN DE LA INSTRUCCIÓN DGRN 12 DE FEBRERO DE 2015.
José Ángel García Valdecasas Butrón, Registrador Mercantil de Granada.
SUSPENDIDA LA INSTRUCCIÓN POR EL TSJ DE MADRID
El BOE de 16 de febrero publica la Instrucción de 12 del mismo mes sobre la legalización de los libros del los empresarios en desarrollo del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Ya la propia DG, en la resolución de 5 de agosto de 2014, se ocupó del tema estableciendo en síntesis la siguiente doctrina:
— Los libros de contabilidad han de cumplimentarse en soporte electrónico.
— los libros han de ser legalizados tras su cumplimentación dentro de los cuatro meses siguientes al cierre social,
— los libros han de ser presentados telemáticamente en el Registro Mercantil competente para su legalización.
— las reglas anteriores se aplican a todos los empresarios.
— se aplica lo anterior a los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013.
— y añadimos nosotros se aplica a todos los libros obligatorios sean de la clase que sean.
Ahora, en la Instrucción, reitera esa doctrina estableciendo las siguientes reglas sobre la legalización de libros de los empresarios:
1ª. La Instrucción se aplica a los libros obligatorios y no obligatorios de todas clases.
2ª. Sólo será aplicable a la legalización de los libros de ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013. Por tanto los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán seguir legalizándose en la forma ordinaria.
3ª. Sólo es admisible el soporte electrónico con presentación telemática en el registro mercantil.
4ª. El plazo de presentación será el de cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio social.
5ª. Los libros en blanco ya legalizados y en poder de los empresarios, deberán ser objeto de cierre, pues sólo es posible su utilización para hechos o actos de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Esta circunstancia deberá hacerse constar en el primer envío telemático conforme a la nueva regulación.
6ª. Las mismas reglas se aplican a los libros de actas o de decisiones del socio único. Por tanto los libros de actas, incluyan una sola o varias, deberán legalizarse anualmente como si de libros de contabilidad se tratara. En cuanto a estos libros de actas también es posible, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual, legalizar un libro de detalles de actas en cualquier momento del ejercicio.
7ª. De la misma forma en que se procede con los libros de actas debe procederse con los libros registro de socios o de acciones nominativas o de contratos del socio único con la sociedad. En este tipo de libros no existe tracto sucesivo.
8ª También se regula el frecuente supuesto de rectificación de libros ya legalizados o de pérdida, sustracción, destrucción física o informática o robo. Su regulación es muy similar a la existente en la actualidad salvo lo relativo al conducto de presentación que debe ser telemático.
9ª. Como norma muy interesante se establece la posibilidad de que la sociedad que nunca haya legalizado libro de actas o de socios o de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, pueda legalizar un libro comprensivo de todas las vicisitudes de la sociedad desde su constitución. A estos efectos y para reforzar el valor probatorio de estos libros, si la sociedad lo desea, puede incluir el acta de la junta en la que se ratifiquen todas las actas no legalizadas en su día. Aunque la regla se refiere sólo a sociedades que nunca hayan legalizado un libro de esta clase creemos que será también aplicable a aquellas respecto de las cuales y por las circunstancias que sean se haya dejado o abandonado en cualquier momento la legalización de sus actas o de las otras clases de libros antes indicados.
10ª. Como norma facilitadora de la legalización, en supuestos excepcionales en que por motivos técnicos no sea posible la presentación telemática, se permite la presentación presencial y física de los libros cumpliendo determinados requisitos fijados en la regla 23.
11ª. También y como regla de derecho transitorio, respecto de ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2014, y siempre que medie justa causa, se permite la legalización de libros en formato papel debidamente encuadernados. Aunque la Instrucción no lo dice la justa causa deberá expresarse en la instancia solicitando la legalización sin que creamos que el registrador pueda entrar a calificar la naturaleza de esa causa, ni si la misma es suficiente para la legalización en papel, pues su veracidad o naturaleza quedará sujeta a la responsabilidad del que hace la declaración. Regla 24.
12ª. Como hemos apuntado las mismas reglas se aplican a los libros no obligatorios.
13ª. Finalmente y como importante regla de cierre, por lo que supone de clarificación en cuanto a la competencia del registro mercantil en esta materia, se extiende la forma de legalización establecida en el artículo 18 de la LE y en la Instrucción que examinamos, a los libros de cualesquiera entidades, con personalidad jurídica o sin ella, que deban llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio.
El juicio que en principio nos merece la Instrucción es totalmente positivo. Está ajustada a la literalidad del artículo 18 de la Ley de Emprendedores y a la resolución de la propia DG de 5 de agosto antes vista. Es más la posibilidad de que alegando justa causa en el ejercicio que ahora estamos, es decir respecto de los libros del ejercicio de 2014, se puedan seguir legalizando libros encuadernados y de forma presencial, nos parece una muy acertada medida pues se aliviará de alguna forma el problema que se le pueda crear a muchos empresarios que, por las razones que sean, no hayan tenido la previsión de llevar su contabilidad de forma electrónica. De esta forma se les da un nuevo plazo de un año para que puedan ponerse al día en materia de legalización.
Sólo la regla de tener que cerrar los libros en blanco que actualmente estén en poder de los empresarios puede merecer cierta crítica negativa al inutilizar libros, sobre todo los obligatorios distintos de los contables, que todavía podían haber prestado una gran utilidad. No obstante la necesidad de que el nuevo sistema se implante de la forma más rápida posible, sin retrasar de manera más o menos dilatada en el tiempo, su entrada en vigor, pueden haber obligado a la referida norma de inutilización. También la necesidad de que en todo caso la presentación de los libros electrónicos sea telemática puede suponer cierta incomodidad o incremento de costes para algunos empresarios. Pero esto no es defecto o fallo de la Instrucción sino de la rigidez del artículo 18 de la Ley 14/2013 que se desarrolla. Como hemos defendido en otras ocasiones el canal por medio del cual lleguen los libros al registro para su legalización nos parece indiferente a los efectos de la modernización de nuestras sociedades. Es decir la misma eficacia tendrá la legalización de un libro en formato CD presentado físicamente al registro, que el contenido de ese libro que llega informatizado por medio de un fichero al mismo registro. La labor y función que se lleva a cabo es la misma y los efectos de su presentación y legalización también son idénticos. Por tanto si bien lo ideal, tanto para el empresario, como para el registro, es que la presentación sea por vía telemática, por el ahorro de costes y seguridad que la misma conlleva, dicha presentación telemática debió quedar en manos del empresario. Es decir que el empresario que por los motivos que sean, prefiera llevar su contabilidad electrónica de forma personal al registro mercantil para su legalización debía poder seguir haciéndolo pues si no se le permite y carece de medios adecuados para la presentación telemática, tendrá que acudir a medios externos al empresario mismo para llevar a buen puerto la presentación telemática de los libros, lo que indudablemente supondrá un coste sobreañadido a esa legalización. En definitiva y dado que no es un problema de fondo, sino adjetivo y formal, creemos que se debió dar plena libertad al empresario para presentar sus libros en forma física o telemática para su legalización por el registro mercantil.
Ello además, como defendía al comentar la resolución de la DG, está en la línea del art. 6 de la Ley 11/2007 de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en el que se establece el derecho, que no la obligación, de “relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos”. Y si bien no desconocemos que en determinados ámbitos de la administración tributaria y de la seguridad social y con relación a algunos procedimientos, se hace obligatoria la presentación telemática, no creemos que ello deba ser así en el ámbito de la contabilidad empresarial en la que coexisten empresas de los más diversos tamaños y lo que debe procurar el legislador es facilitar y no entorpecer a esos empresarios el cumplimiento de sus obligaciones. Si la presentación telemática de la contabilidad es realmente beneficiosa y tiene grandes ventajas para el empresariado, no será necesaria imponerla sino que será el mismo empresario el que, a la vista de su tremenda utilidad, la use de forma voluntaria y masiva. En definitiva para nosotros lo verdaderamente importante es la plena libertad empresarial para relacionarse con el registro en la forma que el empresario estime conveniente, tal y como por otra parte permite la modificación de la primera Directiva del Consejo, 68/151/CE de 9 de Marzo de 1968, por la Directiva 58/2003 de 15 de Julio que estableció el 1 de Enero de 2007, sobre registro mercantil electrónico en la que se sigue admitiendo la presentación vía papel de toda clase de documentos.
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