EXPEDIENTES NOTARIALES PREVIOS AL DOCUMENTO NOTARIAL
Alfonso de la Fuente Sancho, Notario de San Cristóbal de la Laguna (Tenerife)
EXPEDIENTES NOTARIALES PREVIOS AL DOCUMENTO NOTARIAL
4.- POSIBLES CASOS DE NECESIDAD DE EXPEDIENTE PREVIO POR ESCRITO.
5.- FORMALIDADES DE LOS EXPEDIENTES NOTARIALES PREVIOS
5.1.- SOLICITUD INICIAL. Modelo.
5.2.- DILIGENCIA DE APERTURA. Modelo.
5.3.- DILIGENCIAS INTERMEDIAS. Modelo.
5.4.- RESOLUCIÓN NOTARIAL. Modelo.
5.6.- RECURSOS PROCEDENTES. Modelo.
5.7.- REMISIÓN A LA DGRN DEL RECURSO. Modelo.
5.8.- CONSTANCIA DE LA RESOLUCIÓN DE LA DGRN. Modelo.
5.9.- DILIGENCIA DE CIERRE Y ARCHIVO DEL EXPEDIENTE. Modelo.
.- de Solicitud de actuación notarial.
.- de Resolución notarial de la solicitud.
1.- Diligencia de Apertura de expediente previo
2.- Diligencia de Tramitación intermedia del expediente.
3.- Diligencia de incorporación de la resolución notarial de la solicitud.
4.- Diligencia de notificación de la resolución notarial al interesado.
5.- Diligencia de admisión de recurso ante la DGRN
6.- Diligencia de remisión de recurso a la DGRN
7.- Diligencia de recepción de Resolución de la DGRN
8.- Diligencia de Cierre del expediente.
1.- CONCEPTO
Con este nombre nos referimos a los expedientes notariales previos a la autorización de un documento notarial, que empiezan con una solicitud y aportación de la documentación necesaria y finalizan, si procede, con la autorización del documento solicitado.
2.- SITUACIÓN TRADICIONAL
El procedimiento notarial previo a la autorización de un documento se ha caracterizado siempre por su carácter informal, pues no se formaliza por escrito ya que todo se hace de forma verbal hasta el otorgamiento del documento, bien sea un acta o una escritura, o la expedición de una copia de archivo.
En los casos de negativa del notario a autorizar el documento solicitado, tratándose de documentos habituales (actas o escrituras) que documentaban negocios jurídicos privados o recogían hechos o actos jurídicos unilaterales, no se ha sentido la necesidad de regular la posibilidad de recurrir la negativa del notario, pues el interesado podía acudir libremente a otro u otros notarios a modo de segunda opinión o posibilidad. Quizá por ello el Reglamento Notarial no regula esta materia, si bien en la reforma de 2007 hizo un primer intento regulando el llamado recurso de queja ante la DGRN en el artículo 145 del RN que fue luego anulado por el Tribunal Supremo en sentencia de 20 de Mayo de 2008 . El único recurso existente es el recurso de queja ante la negativa a expedir copia de un documento que obre en el protocolo de la notaría (Artículo 231 RN).
3.- SITUACIÓN ACTUAL
Sin embargo, la situación ha cambiado desde la atribución de la competencia a los notarios para tramitar y autorizar los expedientes de jurisdicción voluntaria por la Ley 15/2015 en los que la función notarial se amplía y cambia, pues la base no es ya la voluntad otorgada por los particulares que cristaliza en un documento que el notario considera legal y autoriza convirtiéndolo en escritura pública, sino en una decisión o resolución de Autoridad del notario de naturaleza jurisdiccional con un fuerte componente administrativo o si se prefiere judicial.
En estos casos de expedientes de jurisdicción voluntaria ocurrirá con cierta frecuencia que si el notario deniega finalmente la actuación notarial solicitada, por diversos motivos como no ser competente territorialmente, no tener interés legítimo el solicitante para instar el acta pretendida, falta de documentación necesaria, etc…. Va a ocurrir que el interesado exigirá cada vez con mayor frecuencia que se le notifique la decisión o resolución notarial por escrito para presentar recurso ante la DGRN, o bien porque no sea posible acudir a otro notario o porque le interese, por cualquier motivo, que la DGRN resuelva y siente criterio en materia que resulte novedosa desde el punto de vista jurídico.
4.- POSIBLES CASOS DE NECESIDAD DE EXPEDIENTE PREVIO POR ESCRITO.
Este supuesto de expediente notarial previo puede darse en varios tipos de casos:
A ) .- Negativa a tramitar y autorizar un expediente de jurisdicción voluntaria, (por falta de documentación o incompetencia territorial o por cualquier otro defecto) por ejemplo:
– Negativa a tramitar un Expediente Inmobiliario, tales como inmatriculación o reanudación de tracto o exceso de cabida, deslindes, o subsanación de discrepancias catastrales.
– Negativa a tramitar un Expediente Sucesorio tales como declaratorio de herederos, nombramiento de contador-partidor, certificado sucesorio europeo, etc.
– Negativa a tramitar un Expediente de Acuerdo Extrajudicial de Pagos.
– Negativa a tramitar un Expediente Mercantil (monitorios notariales, consignaciones, extravío de cheques, etc…)
.- Negativa a tramitar un expediente matrimonial (divorcio o expediente matrimonial cuando en 2020 se materialice la competencia ya atribuida)
B).- Negativa a autorizar un documento notarial tradicional (actas o escrituras), por analogía con los anteriores.
C).- Negativa a expedir copia de un documento que obre en el protocolo de la notaría, para el que el propio reglamento notarial prevé un recurso de queja (Artículo 231 RN)
5.- FORMALIDADES DE LOS EXPEDIENTES NOTARIALES PREVIOS
Como he dicho sólo será necesario darles forma escrita cuando, después del contacto verbal habitual e informal, exista negativa del notario y el interesado manifieste su deseo de recurrir la decisión notarial. En estos casos no hay que olvidar que la función notarial tiene un componente administrativo y ahora también jurisdiccional y que sus decisiones tienen que poder ser recurridas ante su órgano administrativo superior, que es la DGRN, por lo que será de aplicación subsidiaria, en espera de una regulación en el Reglamento Notarial, lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en particular artículo 70 y siguientes).
La DGRN ha tocado indirectamente el tema con la Resolución de 1 de Junio de 2018. En su fundamento tercero establece lo siguiente: “El notario por su parte debe formar expediente en el que se ha de incluir el conjunto de documentación aportada así como de la documentación que se vaya generando y, al igual que se ha expuesto en los anteriores considerandos, apreciar su propia competencia así como determinar si el deudor solicitante reúne los requisitos precisos para llevar a cabo la solicitud de designación de mediador y si ha aportado la documentación precisa. Apreciada su propia competencia, el notario debe, de conformidad con el artículo 232.3 de la Ley Concursal, poner en conocimiento del administrado la existencia de las deficiencias que observe en la documentación concediéndole el plazo legal para que las subsane, en su caso. Finalmente el notario ha de dictar resolución estimando o desestimando de forma motivada la pretensión del solicitante notificándola, con pie de recursos, a la persona interesada.”
5.1.- SOLICITUD INICIAL.
Habrá que crear un formulario estándar en el que el que se contendrán brevemente los datos que interesen del solicitante, el contenido de su petición, y los documentos que aporte. Es conveniente que en el formulario de solicitud el interesado designe un email para notificaciones admitiendo expresamente ese medio de comunicación que facilitará luego los trámites de recursos y notificaciones.
De dicho escrito habrá que entregar copia al interesado para que le sirva de justificante.
Deberán unirse además a la solicitud los documentos aportados o fotocopia de los mismos.
5.2.- DILIGENCIA DE APERTURA
Se iniciará con una diligencia del notario declarando la apertura de un expediente, autorizada con su firma, en el que se consignarán los siguientes datos:
Fecha de apertura, que será la del día en que se adopte la decisión, idealmente el mismo día que se presente por escrito la solicitud
Número de expediente, que será correlativo y con carácter anual
Asunto, resumiendo brevemente la materia de que se trate
Solicitante, con los datos del interesado, de la solicitud inicial y de los documentos aportados.
5.3.- DILIGENCIAS INTERMEDIAS
Si el notario observa la falta de documentación para autorizar el documento que se solicite deberá notificarlo al interesado, cuya notificación se incorporará al expediente
Igualmente se incorporará la documentación que se aporte nuevamente
5.4.- RESOLUCIÓN NOTARIAL.
Una vez aportada toda la documentación, si el notario considera que no procede la autorización del documento solicitado decidirá motivadamente la denegación de la actuación notarial solicitada mediante resolución notarial expresando al pie los recursos que tiene el interesado consta su resolución.
5.5.- RECURSOS PROCEDENTES
Dicho recurso no puede ser otro sino, utilizando la terminología tradicional notarial, el de queja por denegación de funciones (mientras reglamentariamente no se denomine de otra manera) ante la DGRN, cuyo plazo deberá de ser equivalente al de alzada, es decir el de un mes desde la notificación.
5.6.- NOTIFICACIÓN
De la notificación, idealmente por email con firma digital (si el interesado ha admitido dicho medio) o por carta certificada con acuse de recibo, deberá dejarse constancia en el expediente
5.7.- REMISIÓN A LA DGRN DEL RECURSO
Si el interesado recurre ante la DGRN el notario, de modo análogo a los recursos gubernativos y los registradores, deberá remitir el expediente y emitir un informe en el plazo de 10 días a la DGRN.
5.8.- CONSTANCIA DE LA RESOLUCIÓN DE LA DGRN
Pondrá fin al expediente previo, bien confirmando la resolución notarial, bien ordenando la autorización del documento solicitado.
5.9.- DILIGENCIA DE CIERRE Y ARCHIVO DEL EXPEDIENTE
El notario hará constar que el expediente queda cerrado por las causas que correspondan y que se procede a su archivo.
6.- MODELOS
.- de Solicitud de actuación notarial.
(Fechador de la notaria)
Entrada en la notaría el día *
Hora:
SELLO DE LA NOTARIA
Sello con dirección de la notaría
SOLICITUD DE DOCUMENTO NOTARIAL
Don *, con domicilio en * y DNI número *, al notario de *, don * por la presente
SOLICITO
Que, previa admisión de mi requerimiento, tramite un expediente relativo a *
*Un Acuerdo Extrajudicial de Pagos
*Un expediente inmobiliario de dominio para * inmatricular una finca *reanudar el tracto sucesivo de una finca, *modificar la cabida de una finca
*Un expediente sucesorio relativo a * una Declaración de Herederos de * un nombramiento de contador partidor de *formación de inventario *adveración de testamento ológrafo
*Un expediente familiar relativo a * divorcio * matrimonio *expediente matrimonial
* Un expediente mercantil relativo a * Ofrecimiento de pago y Consignación * Reclamación de deudas dinerarias * Robo, extravío o destrucción de título-valor * Depósitos en materia mercantil y venta * Nombramiento de peritos de seguros * Conciliación *Subasta Notarial
*La autorización de un acta de *
*La autorización de una escritura de *
* La expedición de una copia de mi protocolo de * número *.
2.- Mi interés legítimo para solicitar dicho documento se basa en *
3.- Para la tramitación y autorización de l mencionado documento notarial aporto la siguiente documentación: *.
4.- A efectos de notificaciones autorizo a que sean remitidas a mi dirección de correo electrónico * y presto mi consentimiento para que las notificaciones realizadas telemáticamente en dicha dirección surtan los mismos efectos legales que si hubieran sido practicadas por correo ordinario conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 11/2007 de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos y a que se deje constancia de dichas comunicaciones en el expediente notarial a los efectos de los recursos que procedan.
En *, el día *.
FIRMA DEL SOLICITANTE.
.- de Resolución notarial de la solicitud.
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201*
Sello con dirección de la notaría
RESOLUCIÓN NOTARIAL DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO NOTARIAL, EXPEDIENTE PREVIO NÚMERO *
En *, mi residencia, el día de hoy *, yo, *, notario del Ilustre Colegio de * he acordado resolver la solicitud de actuación notarial instada por don * y tramitada bajo el expediente previo número */* de mi notaría, en base a los siguientes hechos y fundamentos de derecho.
HECHOS
1.- El día * don * me ha solicitado la autorización de un documento notarial de*
*Un Acuerdo Extrajudicial de Pagos
*Un expediente inmobiliario de dominio para * inmatricular una finca *reanudar el tracto sucesivo de una finca, *modificar la cabida de una finca
*Un expediente sucesorio relativo a * una Declaración de Herederos de * un nombramiento de contador partidor de *formación de inventario *adveración de testamento ológrafo
*Un expediente familiar relativo a * divorcio * matrimonio *expediente matrimonial
* Un expediente mercantil relativo a * Ofrecimiento de pago y Consignación * Reclamación de deudas dinerarias * Robo, extravío o destrucción de título-valor * Depósitos en materia mercantil y venta * Nombramiento de peritos de seguros * Conciliación *Subasta Notarial
*La autorización de un acta de *
*La autorización de una escritura de *
* La expedición de una copia de mi protocolo de * número *.
2.- Dicho solicitante basa su interés en *
3.- Ha aportado la siguiente documentación *.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
Primero.- Son de aplicación los artículos * y * que establecen lo siguiente:
*
Segundo.- *Razonamientos que procedan
En base a los precedentes hechos y fundamentos de derecho :
RESUELVO
Desestimar la solicitud anteriormente referenciada y en consecuencia denegar la autorización del expediente/documentos/copia solicitada.
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
RECURSOS: Contra la presente resolución notarial cabe interponer recurso de queja por denegación de funciones ante la Dirección General de los Registros y el Notariado del Ministerio de Justicia en el plazo de un mes a contar desde la notificación de la presente que podrá presentar en esta notaría o directamente ante el citado órgano sito en Calle San Bernardo, 45 28015 – Madrid, Plaza Jacinto Benavente, 3, advirtiéndole que en caso contrario quedará firme.
1.- Diligencia de Apertura de expediente previo
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201*
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE NÚMERO */*.
(EXPEDIENTE NOTARIAL PREVIO A LA AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO NOTARIAL)
Por la presente diligencia procedo a abrir un expediente notarial previo por la solicitud de autorización de documento notarial que consta en la instancia que queda incorporada al presente expediente, y cuyos datos identificadores son los siguientes:
.- Solicitante: *
.- Documento notarial solicitado:
**Un Acuerdo Extrajudicial de Pagos
*Un expediente inmobiliario de dominio para * inmatricular una finca *reanudar el tracto sucesivo de una finca, *modificar la cabida de una finca
*Un expediente sucesorio relativo a * una Declaración de Herederos de * un nombramiento de contador partidor de *formación de inventario *adveración de testamento ológrafo
*Un expediente familiar relativo a * divorcio * matrimonio *expediente matrimonial
* Un expediente mercantil relativo a * Ofrecimiento de pago y Consignación * Reclamación de deudas dinerarias * Robo, extravío o destrucción de título-valor * Depósitos en materia mercantil y venta * Nombramiento de peritos de seguros * Conciliación *Subasta Notarial
*La autorización de un acta de *
*La autorización de una escritura de *
* La expedición de una copia de mi protocolo de * número *.
.- Documentos aportados *
El solicitante basa su interés en *
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
2.- Diligencia de Tramitación intermedia del expediente.
Sello con dirección de la notaría
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201*
DILIGENCIA DE TRAMITACIÓN NÚMERO * DEL EXPEDIENTE NÚMERO */*.
El día * notifico al solicitante la necesidad de aportar la documentación complementaria siguiente: *
O bien * El día * el solicitante ha aportado la documentación complementaria siguiente fotocopia de la cual queda incorporada a este expediente:
En *, el día de *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
3.- Diligencia de incorporación de la resolución notarial de la solicitud.
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201*
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA NÚMERO * DE INCORPORACIÓN DE RESOLUCIÓN NOTARIAL DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO NOTARIAL, EXPEDIENTE NÚMERO */*.
Por la presente diligencia se incorpora copia la Resolución notarial dictada en la solicitud a que se refiere este expediente.
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
4.- Diligencia de notificación de la resolución notarial al interesado.
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201*
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA NÚMERO *, DE NOTIFICACIÓN AL SOLICITANTE DE LA RESOLUCIÓN NOTARIAL RELATIVA A SU SOLICITUD, EXPEDIENTE NÚMERO */*.
El día * he notificado al solicitante don * la resolución notarial de fecha * por la que se deniega su solicitud de autorización de documento notarial mediante el envío de un email a la dirección de correo electrónico aportada* o carta certificada con acuse de recibo.
Incorporo justificante de dicho envío * y del acuse de recibo.
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
5.- Diligencia de admisión de recurso ante la DGRN
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA NÚMERO *, DE ADMISIÓN DE RECURSO CONTRA LA RESOLUCIÓN NOTARIAL RELATIVA A LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO NOTARIAL, EXPEDIENTE NÚMERO */*.
Por la presente diligencia se incorpora copia del recurso que he recibido el día *, impugnando la Resolución notarial relativa a la solicitud a que se refiere este expediente.
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA..
6.- Diligencia de remisión de recurso a la DGRN
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA NÚMERO *, DE REMISIÓN DEL RECURSO CONTRA LA RESOLUCIÓN NOTARIAL RELATIVA A LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓNDE DOCUMENTO NOTARIAL, EXPEDIENTE NÚMERO */*.
Por la presente diligencia hago constar que el día * he remitido a la DGRN el recurso contra la Resolución notarial relativa a la solicitud a que se refiere este expediente acompañando copia de dicha resolución y de los trámites efectuados hasta el momento en este expediente.
Dejo incorporado a la presente justificante de la remisión consistente en * (Correos, mensajero, presentación en sede electrónica Ministerio de Justicia)
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
7.-Diligencia de recepción de Resolución de la DGRN
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA NÚMERO *, DE RECEPCIÓN DE LA RESOLUCIÓN DE LA DGRN RESOLVIENDO RECURSO CONTRA LA RESOLUCIÓN NOTARIAL RELATIVA A LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE DOCUMENTO NOTARIAL, EXPEDIENTE NÚMERO */*.
Por la presente diligencia hago constar que el día * he recibido de la DGRN la Resolución emitida por la misma que resuelve el recurso interpuesto contra la Resolución notarial relativa a la solicitud a que se refiere este expediente.
*Dicha Resolución confirma la previa resolución notarial por lo que procederé a cerrar el presente expediente una vez adquiera firmeza.
*Dicha Resolución estima el recurso y revoca la resolución notarial, por lo que procederé a darle inmediato cumplimiento en los términos que resulten de la misma autorizando la actuación notarial solicitada.
Dejo incorporado a la presente copia de dicha Resolución.
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
8.- Diligencia de Cierre del expediente.
EXPEDIENTE NOTARIAL NÚMERO */201
Sello con dirección de la notaría
DILIGENCIA DE CIERRE NÚMERO * DEL EXPEDIENTE NÚMERO */*.
Por la presente diligencia hago constar que * habiendo quedado firme la resolución denegatoria de la solicitud a que se refiere este expediente procedo a cerrarlo y a archivarlo.
Por la presente diligencia hago constar que * habiendo quedado autorizado el documento a que se refiere la solicitud notarial de este expediente procedo a cerrarlo y a archivarlo.
Y para que así conste extiendo la presente diligencia en *, el día de hoy *
FIRMA DEL NOTARIO SELLO DE LA NOTARÍA.
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