LA INTEGRIDAD MATERIAL DE LA COPIA AUTORIZADA EN PAPEL

 

  Mª Adoración Fdz. Maldonado.

Notario de Albacete

    ANTECEDENTES:

     En los últimos años las nuevas tecnologías han permitido que documentos de todo tipo circulen en formatos electrónicos sobre cuyo contenido y forma el destinatario puede intervenir para los fines precisos, guardar en sus archivos, subrayar, resaltar etc,

      En el caso de los documentos notariales, integrada la práctica notarial plenamente en las nuevas formas de comunicación, la remisión de los mismos en forma telemática evita grandes cantidades de trabajo mecánico de mera reproducción o traslado de datos a las distintas Oficinas receptoras de los mismos para sus fines de inscripción o comunicación, tales como Ayuntamientos, en su día, antes de la remisión del Índice único, el Catastro, y muy especialmente los Registros de la Propiedad y Mercantiles en la forma prevista por el Art. 249 del RN, tras su reforma del año 2007.

    Junto a esa actuación de comunicación telemática, inmediata en el caso de los Registros de la Propiedad, se mantiene la expedición de la copia autorizada en papel, copia autorizada que vuelve a ser presentada en el caso de los citados Registros para la completa inscripción tras la justificación del cumplimiento de ciertos requisitos previos, generalmente fiscales.

    Las copias autorizadas, hoy, a diferencia de lo que sucedía con las que guardamos en casa de nuestros padres y abuelos, (tesoros cuya única muestra de desgaste está en su color más desvaído), pasan por numerosas manos, y todas ellas contribuyen evidentemente a su desgaste.

   Sin embargo, hay una práctica que las deteriora y que no es justificable por su mera circulación. Se está dando con una frecuencia que, a mi entender, autoriza a poner de manifiesto el hecho. Tras su paso por la oficina registral, aparecen en los folios que comprenden el contenido documental acotaciones, llamadas, anotaciones, sumas de cantidades al margen del texto; proliferación de  palabras del tipo  “no, no importa, no hace falta, igual,  falta catastro, mal”, signos, interrogaciones, tachados de párrafos enteros, de números de inventario de fincas en herencias  etc, etc, etc,..

  Las copias autorizadas en papel, soporte y medio de acreditación de derechos, se devuelven al propietario de las mismas sin haber borrado tales anotaciones, lo que produce disfunciones notables en su circulación. No es superfluo reseñar que, términos o anotaciones como los apuntados, impiden sacar posteriormente un testimonio notarial veraz de esa escritura.

     El soporte documental del derecho o negocio contenido en un formato papel resulta perturbado en su continente y, teniendo en cuenta anotaciones hechas del tipo de las expresadas, afectado en su contenido.

 

   CUESTIONES

   1ª. ¿Se ajusta a Derecho la introducción de notas, marcas, tachados? ¿Es un acto inocuo o se vulneran normas que afectan a la forma extrínseca de los instrumentos públicos, forma tutelada por el ordenamiento  y reglamentada minuciosamente por el RN de 1944, mucho más rígida además en cuanto a la subsanación de errores en las copias autorizadas, tras la reforma del 2007?

 

*El legislador del RN de 1944 atribuye expresamente a esa copia autorizada la consideración de escritura pública:

Artículo 221.

Se consideran escrituras públicas, además de la matriz, las copias de esta misma expedidas con las formalidades de derecho. Igualmente, tendrán el mismo valor las copias de pólizas incorporadas al protocolo. Las copias deberán reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz o póliza.

  * La sujeta a rigurosísimos requisitos de forma y contenido para asegurar que esa escritura pública que es la copia, es idéntica a su original y va a estar tutelada como lo está la matriz guardada en el protocolo:

  Artículo 236.

  Las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, y han de ser literalmente reproducción de ella tal como aparezca después de las correcciones hechas, sin que haya de consignarse el particular referente a la salvadura de las mismas.

  *El pie de copia es el lugar concreto en el que el Notario asume su responsabilidad por la concordancia:

  Artículo 241.

En el pie o suscripción de la copia se hará constar, además de las circunstancias expresadas en los artículos 233, 238 y 244, su correspondencia con el protocolo, …., e irán autorizadas con el signo, firma, rúbrica y sello del notario, que rubricará todas las hojas, en las que constará su sello.

   *Tal es la responsabilidad exclusiva del Notario, que su función es excluyente, de modo que:

  Artículo 222.

  Sólo el notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo, estará facultado para expedir copias u otros traslados o exhibirlo a los interesados.

   *Y, por último, el legislador es consciente de que la copia autorizada,  a diferencia de la matriz, integrada en un Protocolo que pertenece al Estado y es meramente custodiado por el Notario,  es propiedad privada de unos otorgantes que lo reciben y pagan, por lo que debe ser entregado con requisitos externos: decoro de su aspecto y buena conservación.

 Artículo 247.

 Las copias y testimonios deberán extenderse en caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse a mano, a máquina o por cualquier medio de reproducción sin otra limitación que la impuesta por la facilidad de su lectura, el decoro de su aspecto y su buena conservación.

     * Para cerrar, la contundente orden del Artículo 243, introducida por el legislador en el año 2007, para evitar la más mínima alteración de las copias que no esté resguardada por la fe notarial:

  Artículo 243.

Las copias en soporte papel no podrán contener interpolaciones, tachaduras, raspaduras o enmiendas, ni siquiera en su pie o suscripción. Cuando fueran advertidos errores u omisiones, se subsanarán mediante diligencia posterior autorizada de igual modo que la copia haciendo constar, además, por nota al margen de ésta, la rectificación.

     * No ignora el legislador la circulación de esa copia, que comportará la necesidad de anotaciones de distintos registros y oficinas públicas, por lo que fija un lugar concreto para las notas registrales: el folio al que el Art.  241 se refiere y que no debemos dejar de incorporar los notarios.

   Art. 241: Igualmente se reseñarán, rubricarán y sellarán el folio o pliego que se agregue a la copia para la consignación de notas por los Registros y oficinas públicas.

 

2ª. ¿Debemos los notarios informar de esta posibilidad de deterioro a los otorgantes para que con carácter previo a la presentación soliciten la preservación del soporte documental de su derecho con alguna cláusula de este tipo?:

“El/Los otorgantes que solicitan la inscripción, asimismo solicitan expresamente del titular del Registro que la copia autorizada de la presente escritura les sea devuelta, tras su acceso al mismo, sin más añadidos que los precisos para acreditar los asientos solicitados y su calificación en la hoja dispuesta a tal fin, no autorizando para realizar en su documento subrayados, tachaduras o signos de cualquier clase con ningún medio de escritura temporal o permanente.”

 

  CONCLUSION

    No es comprensible que otros documentos de análoga o, en ocasiones menor trascendencia, (un cheque, un expediente académico, una certificación de discapacidad) sean recibidos en multitud de oficinas públicas o privadas, y sean devueltos sin deterioro alguno, -menos aún con notas añadidas-, mientras que una escritura pública pueda ser utilizada casi en forma de borrador sobre el que hacer anotaciones variadas.

   Creo que la mera constatación de una mala praxis, debe bastar para que la acreditada eficacia, solvencia y cualificación de la oficina registral corrija esta disfunción, en beneficio también de su mejor consideración, pero sobre cualquier otra cosa, en estricto respeto a la ley y el derecho de propiedad de las personas sobre sus bienes materiales, sean inmuebles o no, sean tangibles o no.

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