MODELO DE CERTIFICADO DE ACUERDOS DE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN POR EL SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA
José Ángel García Valdecasas Butrón
I. Motivación.
El artículo 40 del RDL 8/2020 de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, ha permitido que, aunque no esté previsto en los estatutos de la sociedad, el órgano de administración pueda adoptar acuerdos por videoconferencia, siempre que se asegure su autenticidad.
Dadas las restricciones que a la movilidad de las personas, en todo el territorio nacional, ha impuesto el RD de declaración del estado de alarma, prorrogado hasta el 11 de abril, sin que sean descartables nuevas prórrogas, puede ser difícil a los consejos de administración de las sociedades capital celebrar reuniones presenciales. Esta por tanto es la finalidad que se persigue con la posibilidad que se da a todas las sociedades de celebrar reuniones de sus órganos de administración por videoconferencia.
Debido a que las dificultades técnicas de este sistema no son excesivas, sobre todo si la videoconferencia es sólo bilateral, entendiendo por tal aquella en el que es una sola persona-el secretario del consejo- el que puede visualizar al resto de los consejeros, con el mismo se permite y sobre todo facilita que las sociedades sigan funcionando y adoptando los acuerdos que sean necesarios para la debida continuidad de la sociedad. No obstante confieso mi desconocimiento de los detalles técnicos del sistema y de su concreto funcionamiento.
Es más, si el sistema es utilizado profusamente y con éxito durante este período, puede ser el germen de una futura reforma de la LSC, en el sentido de que todos los acuerdo de los órganos colegiados se podrán adoptar por videoconferencia, salvo que lo prohíban los estatutos de la sociedad. Es decir, establecer como forma normal de adoptar acuerdos de órganos colegiados, la videoconferencia, por su comodidad y economía, con la salvedad de que aquellas sociedades que por la composición de su consejo o por otras razones perfectamente atendibles no quieran utilizarlo, puedan excluirlo en los estatutos sociales. Es decir se trataría de establecer dos formas de adopción de acuerdos: la normal o presencial de los consejeros y la virtual o telemática por videoconferencia, que incluso dando un paso más se pudiera ampliar a la audioconferencia pues las voces de los consejeros pueden ser fácilmente reconocibles y el consejo además quedará grabado siendo un medio de prueba más consistente incluso que el acta redactada. Incluso en las sociedades de pocos socios- diez por ejemplo- se pudiera utilizar la videoconferencia para la celebración de juntas generales.
Por ello nos ha parecido interesante confeccionar un modelo de certificación de acuerdos de consejo por videoconferencia, abierto a las sugerencias de todos los usuarios de la web por su novedad, para facilitar la vida de la sociedad durante este período de gran incertidumbre, pero que puede suponer un avance en el proceso de modernización de nuestras sociedades.
II. Modelo.
- XXX en mi calidad de Secretario del Consejo de Administración de …
CERTIFICO.
- Que de conformidad con lo establecido en el artículo 40 del RDL 8/2020 de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, el Consejo de Administración de esta sociedad ha celebrado sesión en el domicilio social, con fecha…, por el sistema de videoconferencia por conexión bilateral en tiempo real, con imagen y sonido directo de este secretario, lo que es garantía de su autenticidad, con el resto de los consejeros que ahora se dirán.[1]
- Que en la reunión actuaron de Presidente D… y de Secretario el que suscribe.
- Que el consejo fue debidamente convocado por medio de correo electrónico (o el sistema establecido en estatutos) a todos los consejeros, los cuales han confirmado la recepción de correo por el mismo medio, con el siguiente orden del día: (si asisten todos no será necesaria la convocatoria)
- Que el sistema de videoconferencia con imagen y sonido en directo utilizado, ha permitido a este secretario la debida identificación física de todos los asistentes al consejo.[2]
- Que los asistentes al consejo fueron los siguientes consejeros:
Se identificarán todos los consejeros asistentes.
- Por consiguiente, del total de miembros del consejo que es de … han asistido un total de … existiendo quorum suficiente para la adopción de acuerdos. No han asistido a la reunión por videoconferencia los siguientes consejeros: …
- Que los acuerdos fueron adoptados por (unanimidad o por la mayoría que proceda según cada uno de los acuerdos, indicando el número de votos a favor, número de votos particulares, número de votos en contra, número de abstenciones).
(Se reflejarán cada uno de los acuerdos, según los puntos del orden del día).
- Que previa confección del acta, la misma fue leída a todos los consejeros asistentes en remoto, siendo aprobada por unanimidad. [3]
Y para que así conste a los efectos de la inscripción de los acuerdos en el Registro Mercantil (o a los efectos que procedan) se expide esta certificación en… el día…
El acta sobre la base de la cual se expedirá esta certificación tendrá el mismo contenido.
[1] Si el sistema de videoconferencia fuera plurilateral, es decir que todos los consejeros, incluido el secretario y presidente, estuvieran interconectados entre sí, se expresará así en la certificación añadiendo que todos ellos se reconocen físicamente y que prestan su conformidad a la lista de asistentes realizada por el secretario. Con este sistema, aunque de forma virtual, es como si todos los consejeros hubieran estado presentes en la reunión.
[2] Si la videoconferencia fuera plurilateral, se expresará que todos los consejeros han sido reconocidos por el secretario y todos ellos también entre sí.
[3] Si los estatutos establecen un sistema especial de aprobación de las actas del consejo habrá de estarse al mismo. Y en el improbable caso de que el acta no se lleve ya redactada, a falta solo de la indicación de asistentes y votos de cada uno de los acuerdos, o por la complejidad y extensión de los acuerdos fuera imposible su aprobación al final de la sesión, se aprobará en la siguiente reunión del consejo. No obstante y dado que toda la sesión del consejo celebrado quedará debidamente grabada, si no fuera posible la aprobación en directo y no se pudiera esperar para certificar a la siguiente reunión del consejo, se estima como posible que el secretario redacte el acta a la vista de la grabación efectuada y manifieste que ante la imposibilidad de su aprobación en la forma prevista en el art. 99 del RRM queda aprobada a la vista de la cinta grabada que se conservará en los archivos de la sociedad, siendo conforme lo redactado con lo grabado.
ENLACES:
- Medidas extraordinarias y urgentes sobre personas jurídicas en el RDLey. 8/2020
- Modelos notariales de acta en remoto de juntas generales de sociedad, propuestos por un notario y un registrador
- Texto del RDLey 8/2020: PDF – Otros formatos – Corrección de errores – Texto consolidado
- Ley de Sociedades de Capital
- Archivo del coronavirus
- Texto del comunicado conjunto Corpme – CNMV
