NUEVO PLAZO PARA LA FORMULACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES DE LAS SOCIEDADES DE CAPITAL Y DE SU APROBACIÓN POR LA JUNTA GENERAL. FECHA DE CIERRE DE LA HOJA DE LA SOCIEDAD POR NO DEPÓSITO DE CUENTAS.

JOSÉ ÁNGEL GARCÍA VALDECASAS, REGISTRADOR

 

Índice:

I. Sobre el artículo 40.3 del RDL 8/2020 de 17 de marzo.

II. Primera modificación.

III. Segunda modificación.

IV. Consulta a la DGSJFP.

V. Contestación de la DGSJFP.

VI. Conclusiones.

Enlaces.

 

I. Sobre el artículo 40.3 del RDL 8/2020 de 17 de marzo sobre medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.

Uno de los artículos que dictados al amparo del estado de alarma ha sufrido más modificaciones en menos espacio de tiempo, ha sido el artículo 40.3 del RDL 8/2020 de 17 de marzo sobre medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, dedicado a la regulación de diversas cuestiones en relación con las personas jurídicas en general, pero que nosotros lo concretamos a las sociedades de capital.  Claro que, si lo comparamos con el Real Decreto Ley en su globalidad que ha sufrido, entre el 17 de marzo y el 26 de mayo, ocho modificaciones y una corrección de errores, lo podemos considerar un precepto afortunado pues sólo ha sufrido entre dichas fechas dos modificaciones.

En su primitiva redacción de 17 de marzo, vigente hasta el 2 de abril, nos venía a decir, con escaso rigor jurídico, que el plazo de formulación de las cuentas anuales quedaba suspendido hasta que finalizara el período de alarma (Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo), reanudándose por otros tres meses a contar de dicha fecha.

Como ya dijimos más que una suspensión y una reanudación del plazo de formulación de las cuentas anuales, era la concesión de un nuevo plazo para la formulación de esas cuentas por parte de las sociedades de capital.

Por su parte el número 5 de la misma norma nos decía que la junta aprobatoria de las cuentas se celebraría en los tres siguientes meses.

II. Primera modificación.

Posteriormente el RDL 11/2020, modificó dicho número 3 del artículo 40 añadiéndole simplemente que pese a la supuesta “suspensión” el órgano de administración podría formular dichas cuentas durante el período de alarma, lo cual era lógico pues el artículo 40.3 daba una facilidad a las sociedades con motivo de los inconvenientes que para ellas se pudieran originar por la falta de movilidad del estado de alarma, pero no era algo obligatorio y por tanto el órgano de administración, que en la mayor parte de nuestras sociedades es de un administrador único, si por las razones que fueran quería formularlas durante la alarma podría hacerlo. No era necesaria la aclaración, pues era lo lógico y además concordaba con las facilidades que daba la misma norma para la celebración de consejos de administración a distancia o por videoconferencia o conferencia múltiple, precisamente para que pudieran adoptar toda clase de acuerdos, entre ellos los relativos a la formulación de las cuentas.

Por tanto, las sociedades de capital cuya fecha de cierre del ejercicio fuera, como es casi general, el 31 de diciembre, han podido formular cuentas en tres fechas diferentes. Antes del período de alarma que fue declarado el 14 de marzo, durante el período de alarma, sin necesidad de sujetarse a los tres meses desde el cierre del ejercicio que establece la LSC, o tres meses después de la finalización del período de alarma.

III. Segunda modificación.

Dado que el período de alarma se iba alargando en el tiempo, sin una clara fecha para su finalización, y que en todo caso la fecha de su terminación no sería una fecha que pudiéramos considerar “redonda”, de final  de mes, y por otra parte la posible aplicación a la formulación de cuentas de la vigencia de las normas del RDL 11/2020 durante un mes más a partir de la finalización del período de alarma, es lo que creemos ha llevado al legislador, aparte de razones de claridad y seguridad jurídica, a modificar de nuevo el artículo al que nos referimos en dos puntos esenciales, como son el del plazo para la formulación de las cuentas y el del plazo para la celebración de la junta ordinaria que acuerde su aprobación.

Esto ha sido realizado por el penúltimo RDL de estado de alarma, que hace ya el decimocuarto de los publicados con motivo de la Covid-19, el Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, con entrada en vigor el 28 de mayo, por el que se adoptan medidas complementarias en materia agraria, científica, económica, de empleo y Seguridad Social y tributarias para paliar los efectos del COVID-19.  

Este RDL vuelve a modificar el artículo 40.3 del RDL 8/2020, y aprovecha igualmente para modificar sustancialmente el punto 5 del mismo artículo.

Con la finalidad, como hemos dicho, de dar certeza y por tanto seguridad jurídica tanto a la fecha de formulación de cuentas, como a la fecha de la junta ordinaria que deba aprobarlas, es modificado el tantas veces citado número 3 del artículo 40 para decir que el plazo de formulación de cuentas queda suspendido, no se corrige el error, hasta el 1 de junio de 2020, “reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha”.

Dada la nueva fecha establecida que, si se combinada con los tres meses que el número 5 del art. 40 daba para la aprobación de las cuentas, nos llevaría en casos extremos a noviembre de 2020, se modifica también el número 5 de la misma norma estableciendo que la junta general aprobatoria de las cuentas “se reunirá necesariamente dentro de los dos meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales”.

Con ello se van a igualar los plazos tanto de las sociedades ordinarias como de las sociedades cotizadas pues para estas se establecía en el artículo 41.2 del RDL 8/2020, que la “junta general ordinaria de accionistas podrá celebrarse dentro de los diez primeros meses del ejercicio social”.

De esta forma se consigue un doble objetivo. Uno, dar certeza a la fecha de formulación de cuentas que, si hubiera seguido suspendida hasta la finalización del estado de alarma, era todavía una fecha incierta, y de otra, acortar el plazo para la celebración de la junta aprobatoria de cuentas para no alargarla excesivamente en el tiempo pero al propio tiempo sin acortar excesivamente su plazo de preparación y publicaciones necesarias.

Por tanto, tenemos ya dos fechas ciertas: el plazo de formulación de las cuentas empieza el 1 de junio terminando a los tres meses, es decir el 31 de agosto y el plazo de celebración de la junta, empezará el 1 de septiembre y finalizará el 31 de octubre.

Esto que parece claro en base a una racional interpretación de las normas aplicables y de la intención del legislador, ha provocado no obstante una consulta aclaratoria a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP), preguntado cuál será el “dies ad quem”, tanto de formulación de cuentas, como de celebración de junta aprobatoria de las mismas, como de la fecha de su depósito en el Registro Mercantil, en relación a las sociedades cotizadas.

IV. Consulta a la DGSJFP.

Por parte del Consejo General de Economistas se formula pregunta a la DG sobre el modo de llevar a cabo el cómputo de los periodos legales para la formulación de cuentas anuales de sociedades de capital cotizadas, su aprobación por la junta general y la realización del depósito en el Registro Mercantil competente. Es decir que pregunta “sobre el día final o “dies ad quem” para la formulación de las cuentas, para su aprobación por la junta general de la sociedad y para su depósito en el Registro Mercantil.

V. Contestación de la DGSJFP.

Para su contestación, que lleva fecha de 5 de junio, como es habitual, el Centro Directivo (CD) parte de la legislación vigente con carácter general.

Esta está contenida en las siguientes normas legales:

— el  artículo 253.1 de la Ley de Sociedades de Capital que establece “el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social” para la formulación de cuentas;

— el artículo 164.1 LSC que dice que la junta ordinaria que es la que debe aprobar las cuentas se reunirá necesariamente “dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio”;

— y el artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital, que dice que “dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales” se presentarán las cuentas para su depósito en el RM.

Pero no siendo ello suficiente, el CD incluye, para solventar otra duda, esta sí de gran trascendencia, para cotizadas o no, que no se incluía en la pregunta, y que no solventaba el artículo 40 estudiado, una aclaración sobre el momento en que se producirá el cierre el RM por no depósito de las cuentas anuales. Sobre ello, el artículo 378 del RRM nos dice que “transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social” sin que se haya efectuado el depósito de cuentas quedará cerrado el RM en los términos establecidos en el precepto. Esta última cuestión, por su importancia y porque de ella depende en muchas ocasiones la normalidad en la vida de la sociedad, es la que merece más la pena y la menos previsible de toda la contestación del CD, pues las otras como hemos visto estaban claras.

 Sobre la base de los preceptos citados la DG establece las siguientes reglas, ejemplificadas para mayor claridad, aludiendo primero las fechas que pudiéramos considerar “normales”, si no hubiera existido estado de alarma, y después las reglas especiales motivadas por la Covid-19:

— formulación de cuentas: el plazo termina “el último día del tercer mes siguiente al último día correspondiente al cierre del ejercicio”. Para las sociedades con cierre al 31 de diciembre, el plazo normal terminaría el 31 de marzo.

— aprobación de cuentas: el plazo termina el último día del sexto mes siguiente al último día correspondiente al cierre del ejercicio. En el caso habitual de cierre al 31 de diciembre el “dies a quem” será el 30 de junio.

— depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: el día final para cumplir con la obligación de llevar a cabo el depósito de las cuentas anuales coincide con el último día del mes siguiente a aquel en que se haya llevado a cabo su aprobación. Para las cuentas aprobadas durante el mes de junio, el plazo terminaría el 31 de julio.

— cierre del registro por no depósito de cuentas: el cierre del registro se produce si las cuentas no constan depositadas el último día del mes que coincida con el del cierre del ejercicio del año anterior. Como vemos la fecha de cierre del registro se vincula, no con la aprobación de las cuentas, sino con la fecha de cierre del ejercicio.

Por tanto “para las sociedades que finalizan su ejercicio el día 31 de diciembre de cada año, el cierre de su hoja registral se produce, si no consta presentado el depósito de las cuentas anuales correspondiente a cada ejercicio al cierre del libro diario del día 31 de diciembre del año inmediato posterior”. Es decir que el cierre se produce, para las sociedades con cierre de ejercicio a 31 de diciembre, el 1 de enero del año siguiente.

Aplicando las reglas anteriores a las nuevas fechas de formulación y aprobación de cuentas anuales, establecidas en los apartados 3 y 5 del art. 40 del RDL 8/2020, según la redacción dada por la disposición final octava, apartados tres y cuatro, del Real Decreto Ley 19/2020, de 26 de mayo, la DG establece lo siguiente:

— formulación de cuentas: el plazo se inicia el día 1 de junio de 2020, siendo el día final o “dies ad quem”, el día 31 de agosto de 2020;

— aprobación de cuentas: A los plazos restantes se les aplica la misma lógica, a salvo lo que se dirá para el cierre de la hoja social. Por tanto, el “dies ad quem” para la aprobación de cuentas será el 31 de octubre.

— depósito de cuentas aprobadas: dentro del mes siguiente a su aprobación, que en los casos en que se celebre la junta aprobatoria en octubre será hasta el 30 de noviembre;

— cierre de hoja por no depósito: el día final que determina el cierre debe ponerse, no en relación al cierre del ejercicio, que no tendría lógica por el alargamiento de plazos producido, sino en relación al primer día que en que se pueden formular las cuentas anuales siendo por tanto el “dies ad quo” el último día anterior al comienzo del plazo para formular las cuentas anuales, que como sabemos es el 1 de junio,  es decir el 31 de mayo, siendo este el que debe servir para computar el plazo de un año a que se refiere el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil.

VI. Conclusiones.

En conclusión, las fechas concretas a tener en cuenta en esta materia serán las siguientes:

• Para la formulación de las cuentas, día inicial 1 de junio y final 31 de agosto de 2020.
• Para la aprobación de las cuentas el día final será el 31 de octubre de 2020.
• Para el depósito, último día del mes siguiente a su aprobación.
• Para el cierre de hoja, el último día de presentación de cuentas será el 31 de mayo de 2021.

Para la DG esta es la “interpretación más acorde con la legislación ordinaria y con la propia exposición de motivos del Real Decreto-Ley 19/2020, de 26 de mayo”, en el que se expresa que su finalidad es que las sociedades tengan cuanto antes “unas cuentas aprobadas y depositadas en el Registro Mercantil” armonizándose también de este modo  los plazos de las cotizadas y las no cotizadas “en modo tal que todas deberán tener las cuentas aprobadas dentro de los diez primeros meses del ejercicio”. Se trata en definitiva de clarificar y de dar el mismo trato legal a todas las sociedades de capital.

Por último, indiquemos que ninguno de estos nuevos plazos de formulación y aprobación de cuentas anuales incide en la presentación de la declaración a la AEAT del impuesto de sociedades. El art. 12 del RDL 19/2020, viene a disponer el mantenimiento del plazo de presentación del Impuesto de Sociedades. Por tanto, para aquellas entidades cuyo ejercicio coincide con el año natural dicho plazo finalizará el 25 de julio de este año. Si con posterioridad a dicha fecha y con arreglo a los preceptos que hemos visto, son formuladas o son aprobadas las cuentas anuales con variaciones respecto de las que se han tenido en cuenta provisionalmente para el pago de impuesto de sociedades, se procederá a practicar las liquidaciones complementarias que, en su caso, procedan.

Jose Angel García Valdecasas Butrón

 

ENLACES:

Resolución DGSJFP 5 de junio de 2020: plazo de cuentas y de depósito 

• SEGUNDO INFORME: MEDIDAS EXTRAORDINARIAS Y URGENTES SOBRE PERSONAS JURÍDICAS DEL RDLEY. 8/2020.
• PRIMER INFORME: MEDIDAS EXTRAORDINARIAS Y URGENTES SOBRE PERSONAS JURÍDICAS DEL RDLEY. 8/2020.
• Plazo para la legalización de los libros de los empresarios y Covid-19
• Juntas generales y consejos de administración en tiempos de la Covid-19. Comunicados Corpme, ICAC,CNMV e informe FIDE. Disolución por pérdidas.
• Modelos notariales de acta en remoto de juntas generales de sociedad, propuestos por un notario y un registrador
• Modelo de certificado de Acuerdo de Consejo de Administración por videoconferencia
• Resolución DGSJFP 10 de abril de 2020 sobre legalización de libros de los empresarios.
• La convocatoria de la junta de socios por medios electrónicos. Por Luis Jorquera.
• Ley de Sociedades de Capital
• Contestación del ICAC del 2 de abril (Auditorías),
• Texto del comunicado conjunto Corpme – CNMV
• Normativa Covid
• Buscar POR VOCES Normativa Covid-19

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