RESUMEN DEL REGLAMENTO DE ACTUACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SECTOR PÚBLICO POR MEDIOS ELECTRÓNICOS.

 

Breve Resumen:

Desarrolla las leyes 39 y 40/2015 en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público, incluyendo las relaciones de los ciudadanos con ella, el procedimiento y notificaciones administrativas. Desarrolla la carpeta ciudadana, el PAGe, la dirección única de notificaciones (DEHú) las sedes electrónicas, la identificación, la representación, los registros electrónicos, el registro de apoderamientos, las comunicaciones y notificaciones, el expediente electrónico, la obtención de copias y conservación de documentos. Interesante anexo terminológico.

 

Introducción:

Se aprueba a través del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

El derecho de las personas a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas está consagrado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las AAPP (LPA), y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LSP).

Ambas leyes recogen los elementos que conforman el marco jurídico para el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas.

La relación del ciudadano con las AAPP por medios electrónicos ha seguido en esencia esta evolución:

– La Ley 30/1992, de 26 de noviembre (antigua LPA), recogió la posibilidad de esta relación electrónica.

– La Ley 11/2007, de 22 de junio, reconocía el derecho de la ciudadanía a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, y no solo la posibilidad.

– Esta misma ley autorizaba a establecer reglamentariamente la obligatoriedad de este medio de comunicación respecto a personas jurídicas o colectivos de personas físicas con capacidad económica o técnica.

– Pero las dos leyes citadas de 2015 ya consideran que la tramitación electrónica de los procedimientos debe constituir la actuación habitual de las AAPP. Y establecen la obligatoriedad -ya por ley- de relacionarse electrónicamente con la Administración para las personas jurídicas, entes sin personalidad y, en algunos supuestos, para las personas físicas, con posible extensión adicional por vía reglamentaria.

Este Reglamento desarrolla las previsiones legales en lo permitido por las mismas persiguiendo la potenciación de los servicios digitales y que sean fácilmente utilizables y accesibles.

Para ello, ha de ir de la mano de lo propuesto por las agendas digitales europeas, que puede servir de inspiración a los diversos programas españoles sobre la materia. Entre ellos, procede citar:

– la Agenda España Digital 2025, que contiene un eje estratégico específico sobre la Transformación Digital del Sector Público,

– el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (España Puede), que incluye entre sus diez políticas palanca de reforma estructural, lograr una Administración modernizada a través de su digitalización.

– y el Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021 -2025, que busca la automatización de la gestión, una mayor orientación a la personalización de servicios y a la experiencia de usuario (“La Administración en un clic”, apps para móviles o un laboratorio de innovación en el uso de servicios digitales).

En definitiva, el Reglamento que aprueba este real decreto persigue los cuatro grandes objetivos:

– mejorar la eficiencia administrativa, para hacer efectiva una Administración totalmente electrónica e interconectada;

– incrementar la transparencia y la participación, desarrollando, por ejemplo, el funcionamiento del Punto de Acceso General electrónico (PAGe) o la Carpeta ciudadana en el Sector Público Estatal.

– garantizar servicios digitales fácilmente utilizables por accesibles y ser intuitivos

– y mejorar la seguridad jurídica, eliminando la superposición de regímenes jurídicos distintos.

El real decreto consta de un artículo único que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Público por medios electrónicos, dos disposiciones transitorias, una disposición derogatoria y cinco disposiciones finales.

Por su parte, el Reglamento consta de 65 artículos distribuidos en cuatro títulos, diez disposiciones adicionales y un anexo de definiciones.

 

Objeto y ámbito de aplicación

Este Reglamento desarrolla la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, en lo referido a la actuación y el funcionamiento electrónico del sector público.

Para determinar el ámbito subjetivo de aplicación, se remite al art. 2 LPA y al art. 2 LSP. Por tanto, afectará a todo el sector público, incluido el institucional y a las Corporaciones de Derecho Público.

La Agencia Estatal de Administración Tributaria se regirá por su legislación específica y únicamente de forma supletoria y en tanto resulte compatible con su legislación específica por lo previsto en la Ley del Sector Público. Ver D. Ad. 10ª.3

En cuanto al ámbito objetivo, la D.Ad. 10ª recoge especialidades por razón de materia, siguiendo la D.Ad. 1ª LPA, respecto a procedimientos administrativos regulados en leyes especiales por razón de la materia que no exijan alguno de los trámites previstos en la citada ley o regulen trámites adicionales o distintos. Por tanto, se regirán por lo dispuesto en dichas leyes especiales las siguientes actuaciones y procedimientos:

a) de aplicación de los tributos en materia tributaria y aduanera, así como su revisión en vía administrativa.

b) de gestión, inspección, liquidación, recaudación, impugnación y revisión en materia de Seguridad Social y desempleo.

c) sancionadores en materia tributaria y aduanera, en el orden social, en materia de tráfico y seguridad vial y en materia de extranjería.

d) en materia de extranjería y asilo.

Y la D. Ad. 8ª, respecto al Registro Civil, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 y D. Ad. 1ª de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, este Reglamento será de aplicación supletoria en lo no previsto en dicha Ley y su normativa de desarrollo específica, en cuanto a todo lo relacionado con la tramitación administrativa de los procedimientos específicos de Registro Civil.

 

Principios generales.

Los principios que el sector público deberá respetar en sus actuaciones y relaciones electrónicas son los siguientes:

– el de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, permitiendo desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado;

– el de accesibilidad, atendiendo de modo especial a las personas discapacitadas y a las personas mayores;

– el de facilidad de uso, para que puedan usarse los servicios con un reducido nivel de conocimiento tecnológico,

– el de interoperabilidad, o capacidad de los sistemas de información y procedimientos de compartir e intercambiar datos;

– el de proporcionalidad, para determinar el nivel de medidas de seguridad y garantías;

– y los de personalización y proactividad, para permitir a las AAPP proporcionar servicios precumplimentados y anticiparse a las posibles necesidades de los mismos.

 

Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las AAPP.

Estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas, para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos los sujetos a los que se refiere el artículo 14.2 LPA (personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales de colegiación obligatoria -incluidos los notarios y registradores-, quienes representen a los anteriores y los empleados públicos por razón de su cargo.

Podrán relacionarse de este modo también las personas físicas no obligadas, ejercitando su derecho al inicio del procedimiento, lo que comunicarán al órgano competente para la tramitación del mismo de forma que este pueda tener constancia de dicha decisión.

La voluntad de relacionarse electrónicamente o, en su caso, de dejar de hacerlo, podrá realizarse en una fase posterior del procedimiento, si bien deberá comunicarse a dicho órgano de forma que quede constancia de la misma, surtiendo efectos cinco días hábiles después.

La imposición de la obligatoriedad para otros colectivos o procedimiento podrá imponerse, no sólo por real decreto, sino también por orden de la persona titular del Departamento competente. Asimismo, se publicará en el PAGe de la Administración General del Estado y en la sede electrónica o sede asociada que corresponda.

La D. Ad. 1ª dispone que las personas participantes en procesos selectivos, convocados por la AGE y sus organismos, deberán realizar la presentación de las solicitudes y documentación y, en su caso, la subsanación y los procedimientos de impugnación de las actuaciones de estos procesos selectivos a través de medios electrónicos.

 

Canales de asistencia para el acceso a los servicios electrónicos.

Las Administraciones Públicas prestarán la asistencia necesaria para facilitar el acceso de las personas interesadas en estos servicios a través de algunos de estos canales:

a) Presencial, a través de las oficinas de asistencia que se determinen.

b) Portales de internet y sedes electrónicas.

c) Redes sociales.

d) Telefónico.

e) Correo electrónico.

f) Cualquier otro canal que pueda establecerse conforme al 12 LPA.

 

Portales de Internet

Ya en el Título I se desarrolla el art. 39 LSP. Se entiende por portal de internet el punto de acceso electrónico cuya titularidad corresponda a una Administración Pública, organismo público o entidad de derecho público que permite el acceso a través de internet a la información y, en su caso, a la sede electrónica o sede electrónica asociada correspondiente.

Cada Administración podrá determinar los contenidos y canales mínimos de atención a las personas interesadas y de difusión y prestación de servicios que deban tener sus portales, así como criterios obligatorios de imagen institucional.

En el ámbito estatal, la creación o supresión de portales se llevará a cabo por orden ministerial o por resolución del titular del órgano superior, y por resolución de la persona titular de la Presidencia o de la Dirección en el caso de sus organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes.

En el ámbito estatal los portales de internet a los que se refiere este artículo deberán estar referenciados en el PAGe de la Administración General del Estado.

La D. Tr. 2ª (del RD, no del Reglamento) determina el trato que ha de darse a los portales de internet existentes en la actualidad y aplicaciones específicas en el ámbito estatal.

 

Punto de Acceso General electrónico (PAGe).

Cada Administración Pública contará con un Punto de Acceso General electrónico (PAGe), que facilitará el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes.

El PAGe dispondrá de una sede electrónica, a través de la cual se podrá acceder a todas las sedes electrónicas y asociadas de la Administración Pública correspondiente.

Esta sede podrá incluir un área personalizada a través de la cual cada interesado podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones de esa Administración.

El PAGe de la AGE y su sede electrónica serán gestionados por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública en colaboración con la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

En dicha sede electrónica está alojada la Dirección Electrónica Habilitada única a la que se refiere el artículo 43 LPA (identificación del personal de la Administración).

El PAGe de la AGE, a través de su sede, permitirá la comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos facilitados por el sector público estatal a través del Código Seguro de Verificación (CSV) o de cualquier otro sistema de firma o sello basado en certificado electrónico cualificado que se haya utilizado en su generación. También permitirá, en su caso, su recuperación.

Nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España. La D. Ad. 3ª crea el nodo de interoperabilidad de identificación electrónica del Reino de España para el reconocimiento mutuo de identidades electrónicas entre los Estados miembros, de acuerdo con lo previsto en el Reglamento (UE) n.º 910/2014, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

 

Carpeta Ciudadana del sector público estatal.

La Carpeta Ciudadana es el área personalizada a través de la cual cada interesado podrá acceder a su información, al seguimiento de los trámites administrativos que le afecten y a las notificaciones y comunicaciones de la Administración General del Estado.

Aparte del propio ciudadano, podrán acceder a ella sus representantes legales y los que ostenten un poder general del art. 6.4 a) LPA (para poder actuar en cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración), inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos.

La Carpeta Ciudadana será accesible a través de la sede electrónica del PAGe de la AGE.

Podrá ofrecer, entre otras, las funcionalidades siguientes:

a) Permitir el seguimiento del estado de tramitación de los procedimientos en que sea interesado ( 53 LPA)

b) Permitir el acceso a sus comunicaciones y notificaciones.

c) Conocer qué datos suyos obran en poder del sector público estatal.

d) Facilitar la obtención de certificaciones administrativas.

El interesado accederá a la Carpeta Ciudadana mediante los sistemas de identificación a los que se refiere el artículo 9.2 LPA. En la actualidad, Certificado digital, DNI electrónico, Clave PIN o Clave Permanente.

 

Sedes electrónicas de las AAPP.

Se desarrolla el art. 38 LSP, definiendo una sede electrónica como aquella dirección electrónica disponible para la ciudadanía por medio de redes de telecomunicaciones. Mediante dicha sede electrónica se realizarán todas las actuaciones y trámites referidos a procedimientos o a servicios que requieran la identificación de la Administración Pública y, en su caso, la identificación o firma electrónica de las personas interesadas.

Se podrán crear una o varias sedes electrónicas asociadas a una sede electrónica, que tendrán la consideración de sede electrónica a todos los efectos.

El acto o resolución de creación o supresión será publicado en el boletín oficial que corresponda y también en el directorio del PAGe de esa Administración.

El art. 11 define el contenido mínimo del que destacamos un calendario de plazos o la relación de servicios, procedimientos y trámites disponibles.

El titular de la sede electrónica será responsable de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios de su competencia a los que pueda accederse a través de la misma.

La D. Ad. 4ª regula la adhesión de las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de la AGE a las sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas y sistema de firma y notificaciones electrónicas aplicables.

La D. Ad. 5ª recoge la adhesión de los órganos constitucionales al uso de las plataformas, registros o servicios electrónicos de la AGE.

Y la D. Ad. 6ª determina que as sedes electrónicas existentes en la AGE, a la fecha de entrada en vigor de este real decreto, pasan a tener naturaleza de sedes electrónicas asociadas de la sede electrónica de la AGE.

 

Procedimiento administrativo por medios electrónicos

A él se dedica el Título II, con tres capítulos

Disposiciones generales

El capítulo I sólo aborda la tramitación administrativa automatizada y el régimen de subsanaciones.

La tramitación electrónica de una actuación administrativa podrá llevarse a cabo, entre otras formas, de manera automatizada conforme al art. 41 LPA. En el ámbito estatal se autorizará por resolución del ministro o del órgano ejecutivo competente del organismo o entidad de derecho público y se publicará en la sede electrónica. En el ámbito de las Entidades Locales, serán competentes los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, por remisión a la D. Ad. 8ª RD 128/2018, de 16 de marzo

En cuanto al régimen de subsanación, el art. 14 determina diversos supuestos, fijando un plazo de diez días para subsanar, siendo uno de los motivos de subsanación el presentar documentos en un formato indebido.

Identificación y autenticación de las AAPP y las personas interesadas

Por su parte el capítulo II regula la identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y de las personas interesadas, así como la representación de éstas. Se subdivide en cuatro secciones:

La sección 1ª aborda las disposiciones comunes a la identificación y autenticación y condiciones de interoperabilidad, incluyendo los diversos sistemas de identificación, firma y verificación, la plataforma de verificación de certificados electrónicos o la responsabilidad de la Administración.

La sección 2.ª regula la «Identificación electrónica de las AAPP y la autenticación del ejercicio de su competencia», que comprende la identificación de las sedes electrónicas y sedes asociadas, la identificación mediante sello electrónico basado en certificado electrónico cualificado, los sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, la identificación y firma del personal al servicio de las AAPP (incluidos los certificados de empleado público con número de identificación profesional) y la autenticación e identificación de las Administraciones emisoras y receptoras en intercambio de datos a través de entornos cerrados de comunicación. Desarrolla con ello los artículos 38 al 44 LSP.

La sección 3ª y el art. 15 (de la sección 1ª). completan los artículos 9 y 10 LPA en cuanto a los sistemas de identificación y firma de las personas interesadas en sus relaciones electrónicas con las AAPP.

En particular, de acuerdo con lo previsto en el artículo 9.2 LPA, serán admitidos, entre otros, los sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica, de sello electrónico (ambos expedidos por prestadores de confianza) y sistemas de clave concertada. Ver también la D. Ad. 9ª

También regula la Identificación o firma electrónica de las personas interesadas mediante personal funcionario público habilitado.

Se crea el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del Estado.

 

La representación en los procedimientos administrativos 

Y la sección 4ª regula la acreditación de la representación de las personas interesadas

De esta última sección, destacamos:

Desarrolla los artículos 5 y 14 LPA.

Los representantes de las personas obligadas a relacionarse electrónicamente con las AAPP también están obligados a relacionarse del mismo modo.

La representación puede acreditarse mediante cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia, entre otros mediante:

– apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal en las oficinas de asistencia o comparecencia electrónica en la sede electrónica

– acreditando su inscripción en el registro electrónico de apoderamientos.

– certificado electrónico cualificado de representante (ver art. 34)

– documento público cuya matriz conste en un archivo notarial o de una inscripción practicada en un registro mercantil.

El certificado electrónico cualificado de representante de una persona jurídica permite cualquier actuación ante cualquier Administración Pública.

La Administración General del Estado y sus organismos podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de las personas interesadas. Ver art. 36, que desarrolla el art. 5.7 LPA. Precisará la firma previa de un Convenio con la organización o corporación de que se trate.

 

Registro Electrónico de Apoderamientos de la AGE.

Recordemos que el pasado 2 de abril entraron en vigor por fin las previsiones relativas al registro electrónico de poderes que contiene la LPA, según su D.F. 7ª. Estas previsiones se encuentran en el art. 6 LPA que ahora se desarrolla.

Para acreditar la actuación por medio de representante, en el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado (RGA) se inscribirán:

– los apoderamientos de carácter general otorgados «apud acta», presencial o electrónicamente,

– los generales para actuar ante una Administración concreta que no cuente con un registro electrónico de apoderamientos particular.

– los otorgados para realizar determinados trámites y actuaciones específicas ante la AGE o ante otro organismo público que no cuente con el citado registro particular.

Aunque haya bastanteo del poder, ello no impide la apreciación concreta de su suficiencia en la actuación, trámite o procedimiento en que se emplee.

El RGA será gestionado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública con la colaboración del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, y será accesible desde la sede electrónica del PAGe de la AGE, entre otros sitios.

Aparte del REA, cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente de la AGE podrá disponer de un registro particular de apoderamientos.

Todos estos Registros deberán ser interoperables y no tienen carácter público, por lo que cada interesado sólo podrá acceder a los poderes que da y recibe.

Se anuncia una Orden que regulará los requisitos y condiciones de funcionamiento del REA. Ver, de momento, la Orden HAP/1637/2012, de 5 de julio.

La D.Ad. 7ª regula la interoperabilidad de los registros electrónicos de apoderamientos.

 

Acreditación y verificación de las representaciones que resulten de un documento público notarial o certificación de un Registro Mercantil.

Conforme al art. 35, el interesado deberá aportar la certificación registral electrónica correspondiente o al menos expresar el código seguro u otro sistema de acceso y verificación del documento electrónico.

Las AAPP efectuarán la verificación de la autenticidad e integridad del traslado a papel y el acceso a los metadatos necesarios para la tramitación automatizada de la certificación registral electrónica, mediante el acceso electrónico y gratuito a la dirección electrónica que el Consejo General del Notariado o el Colegio de Registradores, respectivamente, habrán de tener habilitada a tales efectos.

Cuando las AAPP necesiten comprobar la vigencia, revocación o cese de representaciones inscritas en el Registro Mercantil, consultarán electrónicamente y de modo gratuito el Registro Mercantil.

 

Registros electrónicos.

La sección 1ª del capítulo III del Título II regula los registros electrónicos.

Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, que deberán ser plenamente interoperables.

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General en el que hará el asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. Estos podrán también disponer del suyo propio.

Pero recuerda que, de acuerdo con el artículo 16.8 LPA, no se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación, lo que se le comunicará al interesado.

El art. 38 regula el Registro Electrónico General de la AGE y se indica que las anotaciones en el Registro General de la Administración General del Estado tendrán plena eficacia y validez para todas las Administraciones Públicas.

El artículo 39 se dedica a la presentación y tratamiento de documentos en registro.

Y el art. 40 se centra en las Oficinas de asistencia en materia de registros en el ámbito de la AGE, que tienen naturaleza de órgano administrativo, determinando sus funciones.

 

Comunicaciones y notificaciones electrónicas

Es el contenido de la sección 2ª del capítulo III del Título II, que desarrolla los artículos 14, 43 LPA

Comunicaciones administrativas por medios electrónicos.

El art. 41 recoge el contenido mínimo que ha de ser objeto de comunicación cuando la relación de las personas interesadas con las AAPP deba realizarse por medios electrónicos.

Práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos.

El art. 42 desarrolla el art. 43 LPA.

Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica correspondiente o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). La elección entre los dos sistemas corresponde a la Administración, pero, si el emisor pertenece al ámbito estatal, siempre ha de notificar al menos en la DEHú.

Deberá quedar constancia de la fecha y hora del acceso al contenido de la misma, o del rechazo de la notificación.

Si se utilizan ambos sistemas, para el cómputo de plazos y el resto de los efectos jurídicos, se tomará la fecha y hora de acceso al contenido o el rechazo de la notificación ocurrido en primer lugar.

Para los no obligados a relacionarse electrónicamente, su comparecencia voluntaria o el uso efectivo de la DEHú, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo expreso de esta tendrá plenos efectos jurídicos.

Tras la notificación se pondrá a disposición del interesado un acuse de recibo cuyo contenido mínimo se expresa.

Se regulan los supuestos de sucesión de personas físicas o jurídicas, inter vivos o mortis causa.

Aviso de puesta a disposición de la notificación.

El art. 43 desarrolla el art. 41 LPA. Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las AAPP y sus organismos enviarán al interesado o, en su caso, a su representante, aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación bien en la DEHú, bien en la sede electrónica o, en su caso, en ambas.

La falta de práctica de este aviso, de carácter meramente informativo, no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

El aviso también se remitirá al dispositivo electrónico o al correo electrónico o a ambos, pero sólo si el interesado los ha comunicado voluntariamente al efecto. Si estos cambian, ha de informar a la Administración.

Cuando el interesado sea un sujeto obligado a relacionarse por medios electrónicos y la Administración emisora de la notificación no disponga de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso de su puesta a disposición, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación se realizará en papel, advirtiendo al interesado que las sucesivas se practicarán en forma electrónica.

Notificación a través de la Dirección Electrónica Habilitada única.

La DEHú es el sistema de información para la notificación electrónica que se aloja en la sede electrónica del PAGe de la Administración General del Estado. Nota: de todos modos, se redirecciona, al hacer este informe, a la Red Sara.

Todas las Administraciones Públicas y sus organismos interoperarán para que cualquier persona pueda acceder a todas sus notificaciones a través de la DEHú, conforme al art. 43 LPA, con independencia de cuál sea la Administración que practica la notificación y si lo ha sido en papel o por medios electrónicos.

Puede haber ampliación de plazos en caso de incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario de la DEHú.

Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la DEHú, éste será informado de que, en aplicación de los arts. 41 y 43 LPA, dicho acceso al contenido, el rechazo expreso de la notificación o bien la presunción de rechazo por haber transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición sin acceder al contenido, dará por efectuado el trámite de notificación y se continuará el procedimiento. De las fechas de estos hechos quedará constancia.

Notificación en sede electrónica.

Con carácter previo al acceso al contenido de la notificación puesta a disposición del interesado en la sede electrónica o sede electrónica asociada del emisor de la misma, este será informado en los mismos términos que acabamos de ver para la DEHú, donde también deberá de quedar constancia de la fecha y hora.

El estado del trámite de notificación en la sede electrónica se sincronizará automáticamente con la DEHú si la notificación también se hubiera puesto a disposición del interesado en aquella.

Se entenderá cumplida la obligación de notificar en plazo por parte de la Administración, con la puesta a disposición de la notificación en la sede o en la DEHú. Ver art. 40.4 LPA.

 

Expediente electrónico.

El título III regula el expediente electrónico y se divide en dos capítulos.

El capítulo I regula el documento administrativo electrónico y los requisitos y la emisión de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean originales o copias auténticas de originales; la formación del expediente administrativo electrónico y el ejercicio de acceso al mismo y a la obtención de copias y la destrucción de documentos.

Documento administrativo electrónico.

Se entiende por documento administrativo electrónico (DAE) la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las AAPP en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.

Cuando en el marco de un procedimiento administrativo electrónico se ha de facilitar al interesado un ejemplar de un DAE, ello se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados.

Tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado original o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las AAPP en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

En el ámbito estatal, serán competentes para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, entre otros, los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales o su custodia y las oficinas de asistencia en materia de registros.

Esta expedición podrá llevarse a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado.

Cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel.

Todos los documentos administrativos electrónicos deberán llevar asociadas una de las modalidades de referencia temporal que enumera el art. 50: marca de tiempo o, si lo exigen las normas reguladoras, sello electrónico cualificado de tiempo (aquí interviene un prestador cualificado de servicios de confianza que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento).

Configuración del expediente administrativo electrónico.

El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos.

Acceso al expediente electrónico y obtención de copias documentos electrónicos.

Conforme al art. 53.1.a) LPA, el derecho de acceso y, en su caso, el derecho a la obtención de copia total o parcial del expediente se entenderá satisfecho mediante su puesta a disposición en el PAGe de la Administración competente o en su sede electrónica.

A tal efecto, la Administración destinataria de la solicitud remitirá al interesado o, en su caso a su representante, la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico puesto a disposición, garantizando aquella el acceso durante el tiempo que determine la correspondiente política de gestión de documentos electrónicos.

Tiempo de conservación y destrucción de documentos

Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor.

Los documentos presentados por el interesado en formato electrónico dentro de un dispositivo, que no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez incorporados al expediente serán conservados a su disposición durante seis meses con la misma excepción referida.

Después serán destruidos salvo que se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro valor especial. En el ámbito estatal, se estará a lo preceptuado en el RD 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos y la conservación de documentos administrativos.

 

Conservación de documentos electrónicos.

El capítulo II del Título III regula la conservación de documentos electrónicos y la definición de archivo electrónico único.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 46 LSP, las AAPP y sus organismos deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento administrativo.

La copia electrónica auténtica, generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 LPA, tiene la consideración de patrimonio documental a efectos de aplicación de la Ley del Patrimonio Histórico Español o la normativa autonómica.

Cada Administración Pública regulará los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento concluido, pero habrán de mantenerse si se conoce un procedimiento judicial en curso.

La D. Tr. 1ª (del RD, no del Reglamento) regula la destrucción de documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros. ANULADA POR EL TRIBUNAL SUPREMO.

Archivo electrónico único.

El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos, así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.

En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

 

Colaboración entre las AAPP para actuaciones electrónicas.

El capítulo I del Título IV aborda la colaboración entre las AAPP para la actuación administrativa por medios electrónicos e incluye:

– las relaciones interadministrativas e interorgánicas que han de ser obligadamente por medios electrónicos en el ejercicio de sus competencias, extendiéndose a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes

– las comunicaciones en la AGE, debiendo utilizar loa órganos medios electrónicos para comunicarse entre sí, extendiéndose a las entidades de derecho privado vinculadas o dependientes

– la posibilidad de adhesión a sedes electrónicas y sedes electrónicas asociadas

– la posibilidad de integrar carpetas ciudadanas de otras AAPP en la Carpeta Ciudadana del sector público estatal.

– y la regulación del Sistema de Interconexión de Registros (SIR), a través del cual deberán realizarse las interconexiones entre Registros de las AAPP, que deberán ser interoperables entre sí y, en el caso de la AGE, también con los sistemas de gestión de expedientes.

Transmisiones de datos

También se regulan las transmisiones de datos, desarrollando el art. 155 LSP, las plataformas de intermediación de datos (con mención especial a la de ámbito estatal), la remisión electrónica de expedientes administrativos en el ámbito de las AAPP y, por último, prevé el intercambio automático de datos o documentos a nivel europeo.

Transferencia y uso compartido de tecnologías entre AAPP.

El capítulo II del Título IV regula la transferencia y uso compartido de tecnologías entre AAPP, abordando, por una parte, la reutilización de sistemas y aplicaciones de las AAPP y, por otra, la adhesión a las plataformas, registros o servicios electrónicos de la AGE.

 

Anexo terminológico

El Reglamento concluye con un Anexo terminológico. Entre las definiciones que incluye destacamos:

– Autenticación

– Canal

– Certificado electrónico, Certificado cualificado y Certificado cualificado de sello electrónico

– Código Seguro de Verificación (CSV)

– Copia auténtica:

– Copia autorizada electrónica: documento notarial electrónico generado por el notario que autorizó la escritura, con el mismo valor y efectos que la copia en papel y al cual se le atribuye también valor de documento público.

– Dirección electrónica:

– Documento electrónico:

– Esquema Nacional de Interoperabilidad

– Esquema Nacional de Seguridad

– Expediente administrativo

– Firma electrónica, Firma electrónica avanzada y Firma electrónica cualificada

– Formato de documento

– Identificación

– Integridad

– Interoperabilidad

– Marca de tiempo

– Metadato y Metadato de gestión de documentos

– Nodo de interoperabilidad

– Portal de internet de una Administración Pública

– Prestador de Servicios de Confianza

– Punto de Acceso General

– Sello electrónico, Sello electrónico avanzado y Sello electrónico cualificado

– Sede electrónica y Sede electrónica asociada

– Sello de tiempo

– Sistema de Interconexión de Registros

– Trazabilidad

 

Disposiciones del Real Decreto que no forman parte del Reglamento

Su artículo único aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Ya hemos hecho referencia a dos disposiciones transitorias, sobre destrucción de documentos (declarada nula por el Tribunal Supremo)  y sobre portales de internet existentes.

La Disposición derogatoria única deroga el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

La D. F. 2ª modifica ampliamente el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica para recoger los cambios normativos y avances tecnológicos de estos últimos 10 años.

La D. F. 3ª modifica el Real Decreto 931/2017, de 27 de octubre, para incorporar en la Memoria del Análisis de Impacto Normativo el análisis de la incidencia en los gastos en medios o servicios de la Administración digital dentro del impacto presupuestario de los proyectos y, por otra parte, para incluir dentro del apartado de «Otros impactos» el que tendrá para las personas destinatarias de la norma y para la organización y funcionamiento de la Administración el desarrollo o uso de los medios y servicios de la Administración digital que conlleve la aplicación de la normativa proyectada.

Y la D. F. 5ª determina la entrada en vigor de este real decreto el día 2 de abril de 2021. (JFME)

 

ENLACES:

• PDF (BOE-A-2021-5032 – 59 págs. – 960 KB) Otros formatos    Texto Consolidado
• Declarada nula la Disposición Transitoria Primera por el Tribunal Supremo
• Ley de Procedimiento Administrativo Común
• Ley del Sector Público
• Resumen de la Ley de Procedimiento Administrativo por María García Valdecasas
• Registro Electrónico de la Administración General del Estado (resumen OM)
• Registro Electrónico de Apoderamientos (resumen de la OM)
• Modificación de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria (julio 2021)

DISPOSICIONES DESTACADAS

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