DOCUMENTO AUTÉNTICO

Requisitos de un documento para ser auténtico

Requisitos de un documento para ser auténtico

1. Se debate en el presente expediente la posibilidad de inscribir a favor del Estado Español un inmueble en virtud de un auto de declaración de herederos abintestato, y a tal fin se presenta en el Registro una certificación expedida por la abogada del Estado jefe en Melilla, acreditativa de ser conforme a los originales, un auto y una providencia judiciales, cuyas notificaciones han sido recibidas a través del sistema Lexnet, cuyo identificador también se incluye.
2. El artículo 3 de la Ley Hipotecaria impone que para que puedan ser inscritos los títulos en el Registro de la Propiedad, estos deberán estar consignados en escritura pública, ejecutoria o documento auténtico expedido por autoridad judicial o por el Gobierno o sus agentes, en la forma que prescriban los reglamentos. Artículo que es complementado por el 34 del Reglamento Hipotecario. Se trata, pues, de determinar si las resoluciones judiciales comunicadas a través del sistema Lexnet tienen, por este hecho, la condición de documento auténtico a los efectos de la inscripción, y para ello es ineludible conocer cuál es el objeto y finalidad del sistema Lexnet. El Real Decreto 84/2007 en su artículo primero nos habla de que dicho sistema tiene por objeto regular la implantación en la Administración de Justicia del sistema telemático para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal, así como establecer las condiciones generales para su utilización y funcionamiento. En el artículo segundo se remite al anexo V para conocer las funcionalidades del sistema Lexnet, entre las que únicamente están las siguientes:
3. a) La presentación, transporte de escritos procesales y documentos que con los mismos se acompañen, así como su distribución y remisión a la Oficina Judicial encargada de su tramitación.
4. b) La gestión del traslado de copias, de modo que quede acreditado en las copias la fecha y hora en que se ha realizado el traslado y que éste se ha efectuado a los restantes Procuradores personados, de conformidad con lo previsto en las leyes procesales.
5. c) La realización de actos de comunicación procesal conforme a los requisitos establecidos en las leyes procesales.
6. d) La expedición de resguardos electrónicos, integrables en las aplicaciones de gestión procesal, acreditativos de la correcta realización de la presentación de escritos y documentos anexos, de los traslados de copias y de la correcta remisión y recepción de los actos de comunicación procesal y, en todo caso, de la fecha y hora de la efectiva realización.
7. e) La constancia de un asiento por cada una de las transacciones telemáticas a que se refieren las letras a), b), c) y d) de este anexo, realizadas a través del sistema, identificando cada transacción los siguientes datos: identidad del remitente y del destinatario de cada mensaje, fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por el sistema, y proceso judicial al que se refiere, indicando tipo de procedimiento, número y año.
8. No está, por lo tanto, dentro del ámbito del sistema Lexnet la expedición de resoluciones judiciales que puedan tener la condición de documentos auténticos a los efectos de lograr su inscripción en los registros públicos, sino la presentación de escritos y documentos, así como la realización de actos de comunicación procesal y notificaciones entre funcionarios del ámbito de la justicia y los profesionales –abogados, procuradores o graduados sociales–. Los documentos auténticos a efectos de inscripción requerirán en todo caso, conforme al artículo 3 de la Ley Hipotecaria, y dentro del mismo, la firma de la autoridad que deba expedirlos. Esta firma por supuesto puede ser electrónica, pero deberá ser conforme a los requisitos establecidos en las leyes, y en particular, en el ámbito de la Administración de Justicia, deberá ajustarse a su norma de referencia en la materia, que es la Ley 18/2011 de 5 de julio, de superior rango normativo y fecha posterior al Real Decreto de creación de la herramienta Lexnet.
9. Es el artículo 14 de la citada Ley el que determina las características de los sistemas de firma para la identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzca la Administración de Justicia, resultando ser estos:
10. a) Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede judicial electrónica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.
11. b) Sistemas de firma electrónica para la actuación judicial automatizada.
12. c) Firma electrónica del personal al servicio de la Administración de Justicia.
13. d) Sistemas de intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo que específicamente se haya convenido.

Excluidos los correspondientes a la letra a) que se refiere a las sedes electrónicas, y los de la letra b) que presuponen actuaciones automatizadas que no se dan en este caso, quedan como únicas posibilidades el sistema de firma electrónica del personal al servicio de la Administración de Justicia y el sistema basado en entornos cerrados de comunicaciones.

En cuanto al primero de ellos, se regula en el artículo 21 como una firma electrónica personal del empleado público que podrá además identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo y el cargo, e identificar también a la oficina u órgano judicial en la que presta sus servicios, pero en todo caso se refiere a la firma de un documento electrónico en el que la firma debe vincularse al mismo documento para dotarlo de autenticidad e integridad. Este documento electrónico debe posibilitar la comprobación de la autenticidad y vigencia del certificado de firma mediante consulta a autoridad de certificación que lo garantice, así como la identidad del firmante y el sello de tiempo del momento en que la firma fue estampada.

Los documentos presentados a que se refiere el presente expediente no son documentos electrónicos, sino en soporte papel, o copias en soporte papel de documentos electrónicos según manifiesta el recurrente, pero también éstas se sujetan a determinadas exigencias para que tengan la consideración de copias auténticas. A ello dedica el texto legal el número 5 del artículo 28 en el que se dispone que las copias realizadas en soporte papel de documentos judiciales electrónicos y firmados electrónicamente por el secretario judicial tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la oficina judicial emisora. Este código deberá figurar igualmente en el mismo documento. Estos requisitos que la Ley exige para la copia auténtica en papel no se cumplen en los presentados en este caso a inscripción.

5. En cuanto al intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicaciones, –cuarto sistema de firma que enumera el artículo 14 de la Ley– se regula de forma más pormenorizada en el artículo 24. Sin entrar en este momento en la valoración sobre si los documentos transmitidos en este entorno pudieran tener la consideración de documentos auténticos, y si la herramienta Lexnet puede ser considerada un entorno cerrado a los efectos que establece la ley, lo cierto es que, en todo caso, sus efectos de garantía se ceñirían a las administraciones integradas en dicho entorno seguro y controlado, pero no podrían producir los efectos del documento auténtico entre las que no formaran parte de él. De hecho, incluso cuando los participantes en dicho entorno cerrado pertenezcan a distintas Administraciones o a entidades de Derecho público, las condiciones y garantías del mismo se deberán establecer mediante un convenio, (vid. número 3 del artículo 24).

Por todo lo expuesto anteriormente se considera que los documentos presentados a que se refiere el presente recurso no pueden tener la consideración de documentos auténticos a los efectos establecidos por el artículo 3 de la Ley Hipotecaria y 34 de su Reglamento, al no ser documentos electrónicos firmados con los requisitos establecidos en el artículo 21 de la Ley 18/2011, ni copias auténticas en soporte papel de documentos electrónicos, al amparo de lo dispuesto en el artículo 28 del mismo cuerpo legal, ya que no están dotados de un código de verificación que permita contrastar su autenticidad, ni, aun considerado hipotéticamente el sistema Lexnet como un entorno cerrado de comunicaciones, podrían los documentos extraídos del mismo imponerse como documentos auténticos a los efectos de producir la inscripción registral, dado que los efectos de garantía y autenticidad que dichos entornos proporcionan se producen exclusivamente entre las administraciones partícipes en los mismos.

En consecuencia, esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso y confirmar la nota de calificación del registrador.

16 julio 2012