DOCUMENTO NOTARIAL

Incorporación de documentos a la matriz

Incorporación de documentos a la matriz

Aun admitida la práctica de incorporar a las escrituras matrices documentos no ya complementarios, sino fundamentales en el otorgamiento de que se trate -práctica no recomendable en todos los casos desde luego- dicha admisión, no obstante, ha venido condicionada lógicamente por rigurosas limitaciones, con el fin de evitar que, por temeraria simplificación de la mecánica notarial, se quebrante el esquema conceptual del instrumento y pierda éste su fuerza, y aun su razón de ser, al traspasar a dichos apéndices lo que tiene lugar adecuado en el cuerpo de la escritura, para poder recibir en ella precisamente la virtud del otorgamiento y autorización. Dichas limitaciones fueron apuntadas por la Resolución de 31 de diciembre de 1924, que declaró era necesario, en general, que las declaraciones de las partes que engendran directamente relaciones jurídicas figuren en lugar adecuado, dentro de la estructura tradicional o de la racionalmente adoptada por el fedatario en vista de las circunstancias características del acto, de suerte que la materia sobre la que ha de recaer el consentimiento no pueda sustraerse al conocimiento de los contratantes, y antes al contrario, solicite su atención y examen. Planteado este recurso en torno a una escritura redactada así: «Dice: Que la Junta de socios… en sesión celebrada en … acordó adaptar los estatutos…» «… El señor compareciente me entrega certificación…» «…cuya certificación uno a esta escritura matriz, llamando su testimonio a este lugar de las copias que de la misma se libren…» «… Así lo otorga, le hago las reservas y advertencias legales…», la Dirección deduce de esta redacción que la función del Notario, funcionario público profesional del derecho, que debe redactar los instrumentos públicos «interpretando la voluntad de los otorgantes, adaptándola a las formalidades jurídicas necesarias para su eficacia», parece quedar rebajada en acto de tanta trascendencia y casi reducida a la redacción de un acta unida a un testimonio, añadiendo que, en cuanto al otorgamiento, el contenido de la prestación del consentimiento no es suficientemente claro y explícito, aunque haya forzosamente de deducirse de los escuetos antecedentes. [1]

7 diciembre 1956

Incorporación de documentos a la matriz.- Otorgada escritura de cancelación de hipoteca por quien dijo, sin acreditarlo, ser el representante de la entidad acreedora, se ratifica esta escritura por otra posterior -a la que se incorpora la primera- por quien justificó ser apoderado del acreedor hipotecario y se solicita la cancelación en base a esta última escritura, a lo que el Registrador se opone por considerar necesario que vaya acompañada de la primera. La Dirección, sin perjuicio de reconocer que «ha de evitarse que, por una excesiva simplificación de la mecánica notarial, se quebrante el esquema conceptual del instrumento público, al traspasar a documentos unidos a la matriz lo que tiene lugar adecuado en el cuerpo de la escritura», revoca sin embargo la calificación y afirma que el Notario «ha observado en su espíritu y en su letra las disposiciones legales y reglamentarias reguladoras de la forma de los instrumentos públicos», pues en el título presentado quedan expresadas auténticamente las circunstancias necesarias para efectuar la inscripción, ya que en él se refleja con toda claridad la voluntad del titular registral de la hipoteca cuya cancelación se solicita y no se incurre en confusión, ambigüedad, omisión ni inexactitud que dé lugar a error o perjuicio de tercero. En concreto, en la parte expositiva el apoderado asume como correcta la relación de hechos expuestos -si bien con referencia al contenido de la escritura incorporada- y, además, manifiesta que las cantidades garantizadas con la hipoteca han sido satisfechas y otorga carta de pago, por lo que sus declaraciones tienen el alcance probatorio que les atribuye el artículo 1.218 del Código Civil.

16 noviembre 1999

Incorporación de documentos a la matriz [2] .- En el presente recurso se plantea la cuestión de si puede inscribirse un acuerdo social de revocación de auditor formalizado en escritura pública, existiendo discrepancia entre el cuerpo de la escritura y la certificación a ella incorporada en relación a la fecha de adopción del acuerdo.

1. La legislación mercantil exige, con carácter general, la necesidad de titulación pública para la práctica de inscripciones en el Registro Mercantil, admitiéndose el documento privado sólo en aquellos casos expresamente previstos. Como reiteradamente ha establecido este Centro Directivo, esta previsión del legislador no hace sino conjugar las funciones notarial y registral en aras a obtener una mayor seguridad jurídica en el tráfico, en este caso mercantil.
2. El caso que nos ocupa, acuerdo social relativo al cese de un Auditor de Cuentas, es uno de aquéllos en que la norma permite el acceso al Registro Mercantil de documento privado con firma legitimada notarialmente.

En efecto: el título inscribible relativo al cese o al nombramiento de auditores puede ser, entre otros, escritura pública o certificación del acta de la Junta General con las firmas legitimadas notarialmente.

3. No es este el momento de detenerse en la justificación de esta previsión normativa ni de recordar la importancia de la función notarial.

Lo que se debe tratar es la necesidad de que la clase de título por el que haya optado el representante de la mercantil reúna todos los requisitos necesarios para conseguir, tras la calificación registral, la publicidad exacta de un acuerdo social.

4. El Secretario del Consejo de Administración de la entidad mercantil Ediciones Musicales Horus, S.L. ha optado por elevar a escritura pública el acuerdo social de cese de Auditor, para lo que ha acudido al notario y, además de realizar las manifestaciones oportunas, ha entregado, para unir a la matriz, certificado expedido por él mismo con el Visto Bueno del Presidente del Consejo de Administración, firma del cual es considerada legítima por el notario. La intervención del notario en esta escritura pública, que recoge una declaración de voluntad y no debe, por supuesto, remitirse a una legitimación de firmas, debe conseguir ofrecer al tráfico mercantil un instrumento público congruente e integrador de aquella declaración de voluntad con el documento privado que se incorpora a la matriz.
5. En algunas ocasiones se producen errores involuntarios que, para evitar dilaciones innecesarias, pueden y deben ser obviados, como, en relación con este expediente, el hecho de que la fecha del escrito del notario interponiendo recurso sea muy anterior a la fecha del otorgamiento de la escritura cuya calificación se recurre. Pero, existiendo una discrepancia en relación a la fecha de celebración de la Junta General entre la que consta en la escritura y la que aparece en la certificación protocolizada, no puede pretenderse la inscripción del documento sin la corrección oportuna por parte del fedatario. El registrador no es quien tiene que decidir la fecha que se debe hacer constar en la inscripción, máxime en este caso en que claramente la sociedad mercantil ha decidido la conveniencia de que sea un documento público el elemento vehicular de acceso al Registro Mercantil y en el que se integre la constancia documental de su acuerdo social. La propia legislación notarial prevé la corrección de errores por parte del fedatario público, debiendo éste, para no provocar molestias ni costes improductivos, hacer coincidir los distintos extremos de la escritura pública que leyó al compareciente, éste la ratificó y ambos la firmaron.

Esta Dirección General ha acordado desestimar el recurso interpuesto y confirmar la nota de calificación.

6 abril 2006

[1] Resolución dictada en recurso contra la calificación de un Registrador Mercantil.

[2] Aunque esta Resolución está dictada para un recurso planteado por el Registro Mercantil, su doctrina es igualmente aplicable a aquellos casos en que, incorporado un documento básico a una escritura, las declaraciones de voluntad del otorgante se aparten o no coincidan con el contenido de aquel documento. El Centro Directivo, con buena voluntad, da a entender que se trata de un error material que el propio Notario puede corregir por sí mismo. No obstante, no siempre ha mantenido este criterio. En el supuesto que provocó la Resolución de 25 de junio de 1981, un Ayuntamiento acordó la venta de una finca al Estado para destinarla a acuertelamiento de la policía, por lo que su precio fue inferior al de mercado; la Dirección General de Administración Local y el Ministerio de Hacienda autorizaron la compra “a los fines y en los términos expresados en el expediente”. Dicha finalidad figuraba en los tres expedientes administrativos (Ayuntamiento, Ministerio de la Gobernación y Ministerio de Hacienda) que se incorporaron a la escritura. Pero la escritura otorgada por el Alcalde y el representante del Estado incluyó una cláusula en la que se decía literalmente que “el Estado incorpora el inmueble adquirido a su patrimonio sin sujeción a condición alguna, pudiendo disponer libremente del mismo y sin obligarse a destinarlo a un fin determinado, pudiendo, en consecuencia, variar aquél para el que fue adquirido, retenerlo o enajenarlo”. Pese a ser evidente que ambos representantes legales tenían el deber de otorgar el contrato en los términos en que fue aprobado, la Dirección revocó la nota diciendo que de los antecedentes del contrato “no se vislumbra que esta indicada finalidad haya de elevarse a requisito esencial del contrato”.