Luis Lorenzo Serra, Notario de Almoradí (Alicante)
La pérdida o extravío de una matriz, es decir, la carencia o desaparición de la misma con ignorancia de su paradero, y el procedimiento a seguir en tal supuesto, en orden a su reconstitución, no está regulado en la normativa notarial.———————–
Los Artículos 39 de la Ley del Notariado, de 28 de Mayo de 1.862, y los Artículos 279 y 280 del Reglamento Notarial, de 2 de Junio de 1.944, hacen referencia a la “inutilización de todo o parte de un protocolo” y a la “reconstitución de protocolos notariales deteriorados o destruidos total o parcialmente”, y se aplican analógicamente respecto de los supuestos de pérdida o de extravío de matrices que formen parte del protocolo.————————————–
Ahora bien, el Artículo 3 del Código Civil dice que las normas se interpretarán atendiendo a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas, y fundamentalmente a su espíritu y finalidad.
Y es lo cierto que actualmente en las notarías existe normalmente un fichero o archivo electrónico que contiene una reproducción o duplicado de todas las matrices.————————–
Y ante la no reforma de los preceptos indicados, y especialmente del artículo 280 del Reglamento Notarial, la realidad actual y la práctica pudiera llevarnos a considerar ante una situación de pérdida de una matriz que sería posible extender en papel timbrado una reproducción idéntica de la extraviada que pudiera ser firmada por los mismos otorgantes, y autorizada por el Notario.——–
En dicha reproducción constarían también por nota que firmaría el notario, las copias que se hubieran expedido de la matriz perdida, y a continuación se extendería una diligencia en la que se reflejara que el notario informa a los otorgantes de la pérdida de la matriz, de que se están realizando labores de búsqueda en orden a la localización de la misma, que del archivo informático obrante en la notaría donde está un duplicado de todas las matrices se ha impreso de nuevo dicho documento coincidente con la matriz extraviada, y que cuando se localice la misma, en su caso, ocupará su lugar correspondiente en el protocolo.
Leída por el notario, tanto la diligencia como el documento que reproduce la matriz perdida, los otorgantes prestarían su consentimiento y firmarían el documento y la diligencia.——-
Bien entendido que haría falta contar, en su caso, con el archivo informático que contuviera el duplicado de la matriz, lo cual haría constar el Notario, y que los otorgantes prestaran de nuevo su consentimiento.———————————
Archivo informático conteniendo un duplicado de todas las matrices, quizá en breve plazo obligatorio, y que por otra parte no es absolutamente desconocido en la normativa notarial, pues el artículo 253 del Reglamento Notarial, establece que los notarios podrán testimoniar en soporte papel las comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas, debiendo almacenar en soporte informático adecuado las procedentes de otros notarios, registradores de la propiedad y mercantiles, y otros órganos de la Administración estatal, autonómica, local y judicial.
Añade dicho precepto que la Dirección General de los Registros y del Notariado determinará los soportes informáticos en que deba realizarse al almacenamiento y la periodicidad con la que su contenido deba ser trasladado a un soporte nuevo, tecnológicamente adecuado, que garantice en todo momento su conservación y lectura.
Y, volviendo al supuesto planteado de pérdida de una matriz y procedimiento en orden a su reconstitución, el Índice Único, la garantía de la custodia notarial respecto del archivo electrónico, las afirmaciones del Notario bajo su responsabilidad, la prestación de nuevo del consentimiento por los otorgantes y la inscripción, en su caso en los Registros Públicos, serían otras garantías.-
Y en definitiva, ante una situación de vacío legal por cuanto el extravío de la matriz y el procedimiento en orden a su reconstitución no está regulado expresamente en la normativa notarial, la actuación del Notario bajo su responsabilidad, la realidad social y las nuevas tecnologías permitirían un procedimiento de reconstitución del protocolo más eficaz y adecuado a la realidad actual, y en cuya línea, debería plantearse a nuestro juicio la modificación legislativa del procedimiento en orden a la reconstitución del protocolo notarial, en caso de pérdida o extravío de una matriz, de existir archivo informático con duplicado de la misma, dando su consentimiento y firmando los otorgantes, y bajo la responsabilidad del notario autorizante.—–
Luis Lorenzo Serra.-
Notario.-
Almoradí. Alicante.-
Antonio Ripoll Jaén: «Doctor he perdido una matriz».
SUBROGACIONES: ACTA DE NOTIFICACIÓN Y REQUERIMIENTO (Ley 41/2007)
MODELO DE ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN DE UNIÓN DE HECHO
ACTA DE NOTORIEDAD COMPLEMENTARIA DE TITULO PUBLICO PARA LA INMATRICULACIÓN DE FINCA.
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<h2><b>Luis Lorenzo Serra, Notario de Almoradí.</b></h2>
Almoradí (Alicante). Teatro Cortes.
