ALGUNAS NOTAS CON OCASIÓN DE UN TRASLADO DE NOTARÍA

Alejandro Ruiz-Ayúcar Seifert, Notario de Colmenar Viejo (Madrid)

Un concurso de traslado supone, para un notario en ejercicio, un alto en el camino hasta entonces recorrido, y le sitúa ante un panorama en mayor o menor medida incierto en lo profesional, como en lo personal.

Si además han transcurrido algunos, o muchos, años desde que se concursara por última vez, se torna aún más indeterminado el futuro inmediato pues es normal intuir que se van a tener que tomar muchas decisiones en las semanas siguientes, tanto para liquidar el despacho notarial que se venía ocupando, como para establecer y poner en marcha el nuevo despacho profesional.

        Como a raíz de un concurso he tenido que afrontar este iter, singularmente agravado por la distancia geográfica terrestre y marítima entre el punto de origen y el de destino, me he permitido reunir algunas notas que debidamente desarrolladas han dado lugar a esta modesta aportación. No pretendo sino resumir ordenadamente los diferentes pasos que recuerdo haber dado en los últimos seis ú ocho meses, esperando que puedan servir en algún modo de ayuda o guía orientativa para otros compañeros que se vean ante la necesidad de establecer su despacho notarial por primera vez -el caso del notario que va a tomar posesión de su primera notaría- o después de un concurso de traslado.

        Quiero finalmente, y antes de entrar en la materia de desarrollo, matizar alguno. Creo honestamente que la mayoría de las decisiones que toca tomar en estos casos seguramente no van a quedar soslayadas ante el (aparentemente) sencillo trámite de trasladar el despacho notarial dentro de una misma población. Tengo que afirmar, además, que al hallarnos viviendo bajo el signo de la frenética caducidad de las más básicas circunstancias vitales, de lo que no escapan la realidad notarial y para-notarial, no fío mi hacienda a que el proceso tal y como lo voy a exponer conserve su validez durante algún tiempo; hay en efecto algunas cosas que están en proceso de experimentación, y otras pueden simplemente cambiar, como se suele decir, sin preaviso alguno. De todos modos, se trata en definitiva de ordenar el proceso de bajas y altas en las diferentes instancias a donde corresponda dirigirse.

        Me permito la licencia de exponer todo esto de forma espontánea e incluso amena, pues es como mejor me expreso y a todo esto hay que quitarle hierro, pues como dice el refrán, a mal tiempo buena cara.

Concurso, cese, toma de posesión de la nueva notaria

        Nos remitimos al Reglamento Notarial El articulo 41 nos habla del plazo de 15 días para cesar desde la publicación de la orden del nombramiento, normalmente en el B.O. de la Comunidad Autónoma correspondiente. Con el cese opera la imposibilidad de autorizar documento alguno en la notaría anterior, y se procede a la entrega del protocolo y demás documentación al sustituto de nuestra notaría con arreglo al cuadro de sustituciones.

Al cesar deben (!)darnos de baja en ANCERT, lo cual se supone que se produce automáticamente; yo sugiero insistir en el Colegio Notarial en el cual hayamos cesado para que comprueben que esto en efecto se produce. Las tarjetas ANCERT de los empleados quedan del mismo modo inservibles. Yo recomiendo la destrucción de todas las tarjetas viejas, incluso la nuestra.

        La fecha de toma de posesión de la nueva notaría se acuerda con el propio Colegio Notarial. Es imprescindible presentar el Título de notario (que solemos tener enmarcado en el despacho) en el Colegio, para que extiendan la nota de la toma de posesión de la nueva plaza.

En el acto de la toma de posesión nos harán estampar nuestro signo, con la firma y la rúbrica (momento apropiado para introducir cambios en la firma antigua si así le deseamos). Igualmente nos harán entrega de la nueva tarjeta ANCERT con las códigos PIN y PUK.

        Ahora ya somos, formalmente, Notario con residencia en "............................".

Algunos días/semanas después nos empezará a llegar por correo documentación diversa del Colegio, y también la tarjeta de identidad oficial para la plaza nueva. Todo ello a la dirección que hayamos indicado en el Colegio, que en algunos casos será provisional en tanto no tengamos abierta la oficina del nuevo despacho.

Organización del nuevo despacho notarial

Sin perjuicio de que podríamos decir muchas cosas, preferimos hacerlo esquemáticamente, pues se trata de trámites y decisiones casi de sentido común, pero no por ello convenientes para ser recordadas. Son muchas las cosas en las que el notario en proceso de traslado tiene que pensar (al margen de las profesionales están las personales...) y en esto, salvo el que tenga cierta costumbre por concursar, todo se nos hace un mundo.

a)   Empleados:

    ¿Cómo los obtengo? Aparte de los antiguos empleados que pudieran optar por hacer uso del derecho a trasladarse con nosotros al nuevo despacho, podemos consultar el censo de empleados demandantes de empleo que pueda haber en el Colegio Notarial; podemos también dirigirnos a las oficinas del INEM; podemos igualmente dirigirnos a empresas de trabajo personal; y finalmente, y sin perjuicio del aluvión de hojas de vida que nos lleguen por e-mail, explorar todos los contactos personales que tengamos, en especial, los que vayamos haciendo en la plaza nueva. También se puede poner un anuncio en la bolsa de empleo de www.notariosyregistradores.com o contactar con las demandantes  que allí han dejado su petición.

    ¿Qué condiciones laborales puedo ofrecer? Aquí lo más sensato es no solamente aprovechar la propia experiencia, los consejos que nos puedan dar los notarios de la plaza y de los alrededores, y finalmente, los que nos de el Asesor laboral.

b)  Maquinaria y mobiliario:

    Tenemos que planificar la dotación de la nueva oficina. Lo más conveniente es hacerse con un plano a escala del nuevo despacho, sobre el cual podrán trabajar nuestros proveedores antes de hacernos sus ofertas.

c)   Trámites concretos con proveedores de servicios:

1.teléfonos:

        Esto es básico hacerlo bien. Para los que estén con la compañía "Telefónica" hay que recordarles que tienen la consideración de "empresa", como si fueran una PYME. El  número de teléfono para todo cambio, aviso o avería es el 900101010. Lo normal es pedir que el "comercial" que tenemos asignado contacte con nosotros para explicarle todo lo que queremos hacer. Este comercial no cambiará aunque nos mudemos de provincia. Recomiendo anotar los datos del comercial, y lo mejor es mantener todo contacto futuro por e-mail, pues toda constancia escrita de las negociaciones y conversaciones que tengamos es fundamenta, sobre todo a la hora de tramitar las bajas de las líneas antiguas, lo cual puede ser un auténtico calvario.

        Para otros proveedores que no sean Telefónica hay que averiguar cómo es el trámite de bajas y altas.

Yo aconsejo para una notaría de tamaño medio solicitar una línea básica ADSL con "grupo de salto", que es un número de abonado de cabecera, mas otras tantas líneas como sean necesarias (cada línea o número de abonado tiene dos canales de entrada o salida de llamada), y contratar también una línea analógica, que se usará para el fax.

2.Agua y luz:

        Para darse de baja hay que ponerse en contacto con el número de teléfono que a tal fin aparezca en las facturas de estos proveedores.

Para el alta será lo mismo, pero será conveniente que nuestro arrendador o antecesor en el local en el que vayamos a establecer la nueva notaría nos de una copia de la última factura. Así podremos también conocer los detalles del servicio contratado, que, a efectos de la luz, con la potencia contratada en kW es fundamental conocer.

3.Bancos:

Aconsejo abrir una cuenta nueva en la plaza a la que vayamos destinados, y usarla para todas las domiciliaciones y altas nuevas. De este modo podremos ir liquidando la o las viejas cuentas de cargo y organizar de modo más lógico toda la futura facturación de la nueva notaría. Es más fácil consultar un solo extracto bancario con los diversos cargos que tener que consultar varias por haber dispersado la domiciliación de los gastos periódicos.

4. Conexión ANCERT/PLATON:

Este es otro tema importante dada su obligatoriedad para todos los notarios. Yo recomiendo ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente llamando al número 902360977, donde les explicaremos todo lo relacionado con el traslado. Suelen estar al tanto del cambio pues les consta nuestra desconexión del sistema por la notaría anterior, pero el alta nueva requiere de nuestro impulso pues sino puede complicarse.

En primer lugar debemos de cumplir las especificaciones técnicas. Si de entrada no se nos puede hacer la conexión definitiva instalando el “router”apropiado, nos harán una instalación provisional, que consiste en que personal de Telefónica nos instala un “router”en una linea ADSL que solamente se activa para ese corto período de tiempo. Todo este proceso lo dirigen desde Barcelona, que es donde está la sede de ANCERT, y el contacto con ellos puede no ser todo lo fluido y fácil que fuera deseable. A la hora de conectar el “router” definitivo hay que desconectar el provisional, lo que en mi caso concreto no hizo el técnico.

Más adelante nos servirán el ordenador negro para la conexión a la plataforma PLATON, y más adelante ya vendrá un técnico a ponerlo en marcha.

Insisto en que este tema tiene enorme importancia pues hace que estemos o no conectados a RENO, y por ende, a los Registros de la Propiedad y a otras muchas instancias. Hay que estar encima y tener un poco de paciencia pues llevará siempre algunos días o semanas, según las condiciones del local en el que instalemos la notaría nueva.

5. Declaración censal en la A.E.A.T.

Cumplimentar el formulario pertinente con los cambios operados y en el mismo momento pedir nuevas pegatinas adhesivas.

6. Solicitud de la licencia de apertura de "actividades inocuas"

En mi Ayuntamiento me hicieron pedir antes una "licencia de uso" para comprobar las aptitudes del local de mi notaría. Una vez obtenido éste, me tocará obtener un proyecto técnico, a confeccionar por un arquitecto amiguete para que me cueste poco dinero, y solicitar la licencia de apertura.

Considero no obstante, que con solicitar "algo" al Ayuntamiento cubriremos el trámite y nos podremos dedicar a trabajar pues desempeñamos un servicio público y esto no puede depender de que nos concedan o no una licencia.

7. Con la nueva tarjeta ANCERT dar de alta a los empelados en el SIC

En primer lugar habrá que pedir a ANCERT las tarjetas ANCERT para los empleados. Una vez las tengamos, hay que entrar en el portal  en el apartado "aplicaciones", y dentro de éste en "datos personales del notario y empleados".

8. Alta o modificación de datos en www.registromercantil.es o en www.registradores.org/mercantil

A los efectos de poder consultar e imprimir notas simples informativas que cada vez son más necesarias.

9. Cumplimiento de las obligaciones de prevención laboral y salud de los trabajadores

El gestor nos recomendará una mutualidad laboral, y también una empresa dedicada a la prevención de los riesgos laborales.

...Y lo que venga con el tiempo.

 Visita nº  desde el 28 de marzo de 2008.