LA OFICINA NOTARIAL DEL SIGLO XXI

Antonio Aguilera Berenguer


 

El notariado de nuestro país posee, entre otras, dos características a mi juicio esenciales:

1.- Tiene en la atención al ciudadano su razón de ser.

2.- Está compuesto por una serie de profesionales de muy alta cualificación (profesionales del derecho retribuidos por arancel dice el RN).

Estas dos características están influenciadas hoy día por dos importantes factores:

La atención al ciudadano a la que se ha unido la empresa no puede obviar la crisis, recesión o cambio histórico en el que estamos inmersos.

De la misma manera los servicios profesionales dentro de los que podemos incardinar nuestro sistema Notarial no son ajenos al movimiento influenciador de origen anglosajón que poco a poco va convirtiendo a los despachos de abogados, de arquitectos y demás profesionales liberales en empresas.

¿Se puede evitar esta influencia? ¿Es conveniente o útil intentar evitar dicha influencia?

Ignorar o pensar que estos movimientos no afectan al sector notarial puede ser un error histórico, comparable al que actualmente atenaza al sector cinematográfico en su pugna por la circulación de películas en la red. Afortunadamente, los despachos notariales vislumbraron con antelación el choque tecnológico que se avecinaba y se dispusieron a afrontarlo:

Convirtieron cada despacho notarial en un bunker tecnológico, donde la tradicional fe pública convive con modernos sistemas de transmisión y remisión de datos por vía electrónica; se codifica cada dato de cada instrumento público y se desempeña una importante labor de colaboración con las Administraciones Públicas que, lógicamente, aprovecha la cualificación profesional y el conocimiento que de la realidad tienen los Notarios.

Una vez adaptados a la revolución tecnológica, queda a mi juicio otra adaptación pendiente, tan importante o más que la anterior: La adaptación de los despachos notariales a las nuevas estructuras empresariales y profesionales.

Con carácter general, debemos decir que hemos asistido en los últimos años a un fuerte desarrollo e impulso del trabajo que se realiza en el tradicional despacho notarial.

Tras dicho desarrollo ha llegado la fortísima crisis que nos azota desde hace ya demasiado tiempo, que incluso recientemente ha hecho pronunciar al Presidente del Consejo General del Notariado las palabras “Hay notarías, y no pocas, en pérdidas”, verdadero reflejo de la situación que atraviesa el sector, y por extensión, el país.

Ante dicha situación, y con escrupuloso cumplimiento de los deberes legales y deontológicos que caracterizan la profesión, ¿Qué se puede hacer?, si es que se puede hacer algo, claro.

¿Existen instrumentos al alcance de los Despachos Notariales para poder modificar, o al menos influir en la situación?

Haré, en las siguientes líneas, un breve disección de aquellos factores que me parecen más importantes, con la pretensión de que puedan servir de reflexión a partir de la cual profundizar en la realidad de cada despacho notarial, con la sana intención de ayudar a los titulares de los mismos, lo que al final, siempre será útil para el ciudadano.

I.- ¿SON TODAS LAS NOTARIAS IGUALES?

Rotundamente: NO

Es algo que creo evidente. No todas las notarias de la misma categoría son iguales, pues diferentes es la situación geográfica de cada una ( costa, interior) y diferente es la composición demográfica de cada población, lo que modifica la clase de instrumentos públicos que se autorizan en cada Notaría. (población joven=hipotecas; población mayor=herencias)

Los distintos apartados que a continuación siguen, tienen distinta contestación o contestaciones, según el tipo de notaria que se las haga.

II.- EL FENÓMENO ASOCIATIVO

Como vemos a diario, en los despachos notariales se observa cada vez con más frecuencia el fenómeno de “concentración de notarías”, esto es, un único despacho notarial en que prestan sus servicios dos o más fedatarios. No voy a pontificar sobre sus beneficios pero quisiera profundizar un poco más en este punto.

El inmueble en el que se desarrolla la actividad suele ser una referencia en cada población, por lo que cada vez que un notario se jubila o se traslada, en ese inmueble se deja de realizar dicha actividad. Cuando la vacante es cubierta, normalmente se traslada a otro inmueble.

Esto no sucede en los despachos servidos por dos o más notarios, lo que conlleva que la jubilación o traslado de uno a otra población de ellos no implica una posibilidad de pérdida de clientela, entre otros muchos factores.

¿Existe la posibilidad de que en un mismo inmueble u oficina desempeñen su actividad notarios que vayan cubriendo vacantes conforme se vayan produciendo?

¿Es dicha operación beneficiosa para el consumidor y usuario?

Las dos respuestas son afirmativas pero exigen una previa planificación por parte de los profesionales que comparten dicho despacho.

III.- ACTIVIDAD DE UNA NOTARIA

Unas preguntas que todos los fedatarios se pueden hacer:

¿ Cómo es la clientela de mi notaría?. ¿ La he estudiado?

¿ Es variada? ¿De qué sectores proceden las empresas que acuden a la notaría? ¿ Hay determinados clientes que concentrar gran número de operaciones u operaciones muy importantes?

¿ Existe la posibilidad de realizar labor comercial?

En relación con los cobros y pagos:

¿Cuánto trabajo contratado y no facturado hay en cada despacho?

¿Que cantidad pendiente de cobro tengo en la cuenta abierta a cada cliente?

¿Existe variación en dicha cuenta? ¿Como es dicha variación y a que se debe?

IV.- LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO EN LA NOTARÍA

Asimismo, ¿nos hemos parado a pensar cómo se desarrolla la actividad diaria en el despacho?

¿ Cómo es dicho proceso?

¿ Hay cuello de botella en las distintas actividades? ( Preparación a la firma, copias, gestiones, realización de índices…).

¿ Existe alguna manera de optimizar la ingente actividad de cumplimiento normativo que cada despacho está obligado a realizar?

V.- EL SECTOR Y LA COMPETENCIA

Es evidente que el sector en el que se desarrolla la actividad se encuentra regulado, por lo que la competencia, tal y como la podemos entender, y como estamos acostumbrados a verla en otros sectores, es difícilmente aplicable a los despachos notariales.

Desde mi punto de vista, existe una manera de generar una sana competencia en el sector, y es a través del ofrecimiento de un mejor servicio que atraiga a más usuarios a un despacho.

Hasta aquí, creo que todos podemos compartir esta reflexión, pero ¿Cómo se puede hacer?

Es decir, como puedo desarrollar la actividad del despacho que aporte más valor al usuario, más allá de lo operativo.

Un mecanismo puede ser a través de la introducción de innovaciones.

¿Es posible Innovar en los despachos notariales?

¿Sirven para algo?: Un ejemplo

El producto del despacho notarial es el título público, y las copias, telemáticas o en soporte papel, que de los mismos, expide el notario.

¿Se puede hacer un seguimiento del mismo, similar al que emplean las agencias de paquetería?

¿Es un valor añadido a la fe pública? ¿Ayuda a la rapidez de las gestiones que se hacen en la Notaría?

Dicha rapidez, ¿Será apreciado y valorado por mis clientes y consumidores en general?

VI.- ESTRUCTURA DE COSTES.

Cada empresa tiene una estructura que debe responder a la actividad que realiza. Los despachos notariales no son ajenos a este axioma.

Cuando los ingresos son intensos y recurrentes, las posibles ineficiencias de dicha estructura de costes no se notan, porque son cubiertos por dichos ingresos; pero cuando el nivel de ingresos descienden afloran con intensidad las ineficiencias ocultas hasta entonces.

Haciendo un símil podemos decir que el nivel de ingresos es el nivel del agua de una playa, mientras que los costes serían las rocas o arrecifes.

Cuando el nivel del agua desciende (los ingresos) nos damos cuenta de los costes de la empresa que quedan descubiertos y en la superficie.

Descubrir cuáles son los costes de cada despacho notarial, a qué causas responden y cuáles son los “motores” que permitan su modificación, darán un profundo conocimiento de la realidad de cada despacho, a partir de lo cual se puede comenzar a actuar sobre los mismos.

VII.- PUNTO DE EQUILIBRIO DE UNA NOTARIA

Desde el punto de vista empresarial, el punto de equilibrio es el momento a partir del cual una empresa cubre sus costes y comienza a obtener beneficios.

Ese punto de equilibrio se puede calcular a partir de muchas variables:

( Por ejemplo en número de testamentos firmados, en facturación semanal, en facturación por empleado …etc)

¿Sabe cada notaría cual es su punto de equilibrio?

Más aún: ¿Cada notaría tiene presente a partir de que variable le es conveniente calcular su punto de equilibrio?

VIII.- CUADRO DE MANDO Y SEGUIMIENTO.

El conocimiento y estudio de los distintos puntos críticos de cada despacho notarial tiene como objetivo la elaboración de un “cuadro de mando”, instrumento que debe ser específico para cada despacho notarial, a través del cual se puede realizar un seguimiento concreto y profundo del mismo.

Asimismo, la homogeneización de los elementos que sirven de base para la elaboración de través de dichos instrumentos de control y seguimiento permitirá la efectiva comparación de los distintos tipos de despachos notariales, lo que a su vez redunda en mayor conocimiento del sector.

El conocimiento de dicha situación nos ha de proporcionar INFORMACIÓN, que nos sirve para una mejor organización del despacho, todo ello con la finalidad de DAR UN MEJOR SERVICIO A LA SOCIEDAD a la que la institución sirve.

En Córdoba, a 22 de Mayo de 2011.

Antonio Aguilera Berenguer,

ex-opositor a notarias,

letrado y responsable del

Departamento Jurídico del Grupo Magtel

Antonio.aguilera@ithaca.es

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